Tinh gọn trên nền tảng đối thoại và văn hoá mở - chìa khóa để thay đổi cho GE
Không dừng lại là thuật ngữ dành cho các nhà quản lý và nhân viên GE trên toàn cầu, Quản lý tinh gọn còn là một khái niệm hướng đến sự tôn trọng con người và sự cải tiến liên tục. Khái niệm này ảnh hưởng đáng kể đến lối tư duy của đội ngũ GE khi phát triển những cách thức mới để cải thiện các yếu tố quan trọng như sự an toàn, chất lượng, hiệu suất và dịch vụ khách hàng.
Tuy nhiên, các quy trình và phong cách làm việc tinh gọn không thể phát huy hiệu quả nếu chúng ta làm việc riêng lẻ. Tinh gọn chỉ có hiệu quả tối ưu khi được ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp, khuyến khích sự cởi mở, phẩm chất khiêm nhường và sự minh bạch.
Ví dụ như ở Indonesia, ngoài việc thúc đẩy thành công dựa vào văn hóa doanh nghiệp, sự sẵn sàng của nhân sự lành nghề, cơ sở hạ tầng vững chắc và sự hỗ trợ mạnh mẽ từ phía chính phủ đã khiếnTrung tâm dịch vụ tuabin Nusantara - liên doanh giữa GE và PT (PT GENTS) – trở thành một trung tâm xuất sắc về năng lực sửa chữa thiết bị công nghệ mới cho các dòng tuabin khí B và E trên toàn cầu. Sau hơn 25 năm hoạt động, dưới sự dẫn dắt của GE Gas Power với sự hỗ trợ từ chính phủ Indonesia, cuộc chuyển đổi này chính là sự cải tiến chuỗi giá trị mạnh mẽ nhất của trung tâm.
Ông Raja Noehadi, quản lý PT GENTS, chia sẻ:
“Chúng tôi rất hài lòng khi đã lập kế hoạch và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình vận dụng các quy tắc tinh gọn vào nhà máy. Cuộc chuyển đổi tinh gọn trong vận hành được bắt đầu từ năm 2019. Quản lý tinh gọn không chỉ là chuyên môn kỹ thuật, nó còn liên quan đến cách làm việc và giao tiếp với đồng nghiệp nhằm liên tục cải thiện quy trình của mình. Điều này đòi hỏi chúng tôi phải chú ý đến việc tối ưu hóa việc sắp xếp đội ngũ để tối thiểu hóa lãng phí. Đặt hiệu suất là mục tiêu hàng đầu, chúng tôi có thể phát triển đội ngũ tài năng của mình với khoảng 50 kỹ sư và chuyên gia nữa để đáp ứng khối lượng công việc”.
Quản lý tinh gọn mang lại thay đổi tích cực cho GE ASEAN
Theo ông Mitesh Prajapati, Trưởng bộ phận Tinh gọn và Kỹ thuật số tại Nhà máy GE Hải Phòng (Việt Nam), Giám đốc Điều hành GE Larry Culp luôn ủng hộ các nguyên tắc tinh gọn và nhiệt huyết này được lan toả trên toàn thế giới bởi các lãnh đạo của GE.
Ông Prajapati cho biết: “Mục tiêu của Tinh gọn rất đơn giản: giúp mọi thứ linh hoạt hơn, hỗ trợ GE đáp ứng các yêu cầu của nhà máy điện và các nhà vận hành công nghiệp tốt hơn. Nếu tuân thủ phương pháp này, chúng tôi sẽ mang lại cho họ những lợi ích đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng dành cho GE”.
Tại nhà máy GE Hải Phòng, thực hành tinh gọn đã giúp thúc đẩy doanh thu năm 2019 tăng 60% so với cùng kỳ năm trước. Cùng với các công nghệ kỹ thuật số mới, tinh gọn đã giúp nhà máy đáp ứng công suất và nhu cầu điện ngày càng tăng.
Ông Khoa Nguyễn, Quản lý bộ phận Tinh gọn ở nhà máy GE Dung Quất, Việt Nam cũng nhận thấy được những lợi ích thiết thực của phương pháp tinh gọn:
“Là một cơ sở sản xuất, chúng tôi cố gắng xây dựng một môi trường làm việc an toàn, chất lượng cao với chi phí hiệu quả hơn. Đó là lý do tại sao chúng tôi coi tinh gọn là ưu tiên và mục tiêu thường nhật. Chúng tôi đã có hơn 100 ý tưởng đổi mới giúp nhà máy GE Dung Quất hoạt động hiệu quả hơn, giúp tăng 40% công suất, giảm 25% chu kỳ sản xuất, tạo ra một môi trường làm việc an toàn, chất lượng cao và tinh gọn.”
Cách Việt Nam gần 6.000 km về phía nam, các quy tắc quản lý tinh gọn tại nhà máy PT GENTS ở Bandung, Indonesia cũng mang lại ảnh hưởng tương tự. Nhờ tinh gọn, công suất năm 2019 của nhà máy tăng gấp đôi so với năm trước. Điển hình như một dự án dây chuyền Tinh gọn đơn lẻ có chu kỳ sửa chữa linh kiện nhanh hơn gần 30% giúp cải thiện giao hàng đúng hạn và tăng tốc dịch vụ đến khách hàng. Nhờ vậy, nhóm đã có thể giao thành công chuyến hàng đầu tiên vào tháng 10 năm ngoái.
Văn hóa mở mang đến nhiều cơ hội mới
Cởi mở trong giao tiếp được xem là chìa khoá làm nên sự thành công của PT GENTS. Bộ phận chuỗi cung ứng đã chỉ định một vị trí chuyên quản lý bộ phận sản xuất tinh gọn với nhiệm vụ gắn kết và khuyến khích các nhóm làm việc tại nhà máy. Môi trường làm việc mới khuyến khích các nhóm trình bày quan điểm về cách để cải thiện công việc. Dù kết quả đạt được rất đáng kể, điều này có thể mất thời gian bởi người Indonesia vốn hay ngại ngùng và dè dặt trong việc chia sẻ ý kiến cá nhân.
“Điều quan trọng nhất là phải hiểu được vấn đề và tìm một cách phù hợp với văn hóa nhằm tiếp cận được công nhân tại các phân xưởng”, Noerhadi chia sẻ.
Noerhadi còn cho biết thêm: “Sự cởi mở trong giao tiếp giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về các quy trình, những vấn đề đang gặp phải cũng như thời gian và nguồn lực chưa được sử dụng hiệu quả. Từ đó, chúng tôi có thể nhanh chóng xác định và giải quyết các điểm trọng yếu”.
Nhà máy GE Hải Phòng cũng ghi nhận hiệu quả tương tự khi áp dụng phương pháp này.
Prajapati nói: “Quan trọng là cần gắn kết các thành viên của nhóm như những người giải quyết vấn đề bởi họ chính là những chuyên gia tại hiện trường. Trong một số trường hợp, sự hợp tác và đề xuất của họ đã giúp chúng tôi nhanh chóng tìm ra giải pháp cho các vấn đề mà chúng tôi đã trăn trở trong nhiều năm”.
Quản lý sản xuất tinh gọn trong kỷ nguyên kỹ thuật số
Trong quản lý tinh gọn, các công cụ kỹ thuật số dùng để theo dõi tiến độ cũng quan trọng không kém việc xây dựng văn hóa làm việc mở và lối tư duy mới.
Những công cụ này với khả năng phân tích cho phép đánh giá cơ bản về vận hành và cung cấp những dữ liệu chi tiết trong thời gian thực. Điều này hỗ trợ việc đưa ra quyết định đúng đắn hơn về việc cải tiến ở đâu và như thế nào.
Ông Khoa Nguyễn chia sẻ: “Chúng tôi sử dụng các công cụ kỹ thuật số để xác định và nhanh chóng giải quyết vấn đề ở từng giai đoạn trong quy trình. Chúng cung cấp một lượng lớn các dữ liệu hữu ích cho việc phân tích, cho phép phát hiện nguyên nhân của các vấn đề. Điều này rất cần thiết cho sự phát triển bền vững”.
Prajapati cho biết: “Vẫn với các quy tắc tinh gọn đó, các công cụ kỹ thuật số tiên tiến có thể mang lại sự thay đổi lớn hơn và những cải tiến nhanh hơn. Các công cụ kỹ thuật số và thông tin chi tiết từ chúng cho chúng tôi cơ sở đầy đủ ,thuyết phục để ra quyết định và cái nhìn sâu sắc, bao quát về các hoạt động mà trước đây chưa từng có. Điều này không chỉ giúp việc giao tiếp với nhóm dễ hơn mà còn giúp thu được những phản hồi ý nghĩa từ họ”.
Trong vòng 8 năm chuyển mình vừa qua, đội ngũ ở GE Hải Phòng ra quyết định dựa trên các dữ liệu thực tế hằng ngày bằng cách sử dụng một loạt công cụ để cải thiện mọi bộ phận của nhà máy. Quy trình sản xuất tinh gọn giúp những thách thức và vấn đề cần cải thiện trở nên rõ ràng hơn, cho phép mở rộng giải pháp để nhanh chóng giải quyết chúng.
Quản lý tinh gọn - khả năng phục hồi và thành công trong hợp tác
Đáng chú ý, quản lý tinh gọn đã chứng minh được vai trò giúp doanh nghiệp đạt được những chuyển biến tích cực trong cả điều kiện bình thường và trong những giai đoạn khủng hoảng như đại dịch COVID-19.
Prajapati chia sẻ: “Quản lý tinh gọn giúp chúng tôi tư duy khéo léo và linh hoạt hơn trong việc tìm ra những cách thức làm việc mới và gia tăng cơ hội, điều cần thiết trong bối cảnh khủng hoảng như COVID, khi mà tất cả chúng ta đều ‘trực chiến’. Xây dựng mối quan hệ thân thiết và tăng cường trao đổi giữa các đồng nghiệp trong nhà máy cho phép chúng tôi dễ dàng thích nghi với những thách thức đang bao trùm. Nhu cầu thích ứng nhanh chóng trên nhiều lĩnh vực sản xuất vô cùng quan trọng bởi sự ảnh hưởng của COVID lên một số ngành nặng nề hơn những ngành khác.
Khả năng phục hồi này tuân theo quy trình quản lý tinh gọn nhưng được hình thành bởi chính sự siêng năng và chăm chỉ của đội ngũ GE.
“Chúng ta nên đặt mình vào vị trí những người công nhân phân xưởng, và quan trọng hơn là khuyến khích các đồng nghiệp chia sẻ ý kiến và quan điểm. Khi cùng nhau giải quyết vấn đề, chúng ta sẽ tạo ra được sức mạnh to lớn. Đó chính là sức mạnh của quản lý tinh gọn tạo nên từ sự hợp tác,” Noerhadi cho biết.