Nghệ thuật của lắng nghe và kiên nhẫn

“Người ta hay nói với tôi rằng chị chia sẻ nhiều quá” - Veronica Mendez Magaña nói. “Tôi nghĩ điều đó khá tuyệt đấy chứ, bởi lẽ bạn có người có thể chia sẻ với mình”.

Mendez hiện đang giữ chức trưởng nhóm vận hành tại một cơ sở lớn của GE ở Querétaro, Mexico. Vị trí này có một cái tên đơn giản nhưng lại có vai trò rộng khắp, tác động đến ba lĩnh vực kinh doanh khác nhau: Gas Power, Renewable Energy và Digital, thậm chí cả mảng Aviation. Cụ thể, Mendez đóng vai trò là người liên lạc giữa các nhóm, phụ trách giám sát quá trình lập kế hoạch kinh doanh cho toàn bộ cơ sở. Công việc này đòi hỏi nhiều trách nhiệm nhưng nhờ vậy Mendez đã trở thành một chuyên gia khi cần bao quát và điều hành công việc.

Theo Mendez, công việc này cần sự kiên nhẫn. Nhưng việc khai phá giới hạn kiên nhẫn cũng cần nhiều thời gian. Sau khi tốt nghiệp với tấm bằng kỹ sư điện, chị đã đảm nhiệm nhiều vị trí trong ngành công nghiệp ô tô trước khi trở thành giám đốc kinh doanh khối dây điện tại một công ty ô tô. Mendez yêu thích công việc của mình, nhưng văn hóa công ty cũ kỹ của thế kỷ 20 không đáp ứng được những nhu cầu của một bà mẹ trẻ ở thế kỷ 21 này.

Vào năm 2014, chị nhận chức trưởng nhóm vận hành trong bộ phận Kỹ thuật Dịch vụ của GE Aviation. Lịch làm việc linh hoạt cho phép Mendez có nhiều thời gian nuôi dạy con cái hơn. Dần dần, chị được trao thêm nhiều trách nhiệm, tích lũy kinh nghiệm trong nhóm quan hệ với chính quyền cũng như kinh nghiệm trong các dự án đổi mới kỹ thuật.

Mendez cho biết sự chỉ dẫn nhận được tại GE cũng như việc nắm bắt toàn bộ các quy tắc của quản lý tinh gọn đã giúp chị phát triển và mở rộng hiểu biết bản thân so với tư duy cứng rắn hồi còn làm trong ngành ô tô. Thay vì trò chuyện với mọi người như thể đã biết sẵn câu trả lời, chị liên tục nhắc nhở và rèn luyện mình phải lắng nghe những gì người khác đang nói bằng sự kiên nhẫn, khiêm tốn và tôn trọng. “Tôi cực kỳ tin tưởng rằng triết lý tinh gọn có thể giúp ta thực sự hoàn thành công việc” - Mendez nói. “Mọi cải tiến đều bắt đầu từ sự khiêm tốn khi ta thừa nhận những khuyết điểm”.

Điều này đã phát huy tác dụng trong quá trình lập ngân sách gần đây. Mendez nhận ra rằng, nếu vẫn hoạt động như hiện tại, cơ sở của họ sẽ không đạt được các mục tiêu doanh thu. Vì vậy, chị đã tiến hành các bước genba - một kỹ thuật cơ bản trong triết lý tinh gọn. Cụ thể, Mendez đi quanh khu vực nhà máy và trò chuyện với mọi người về cách thức tiến hành công việc của họ và tại sao lại như vậy. “Tôi đã ngồi lại với nhóm vận hành và các giám đốc kỹ thuật, tôi cũng trao đổi với cả bộ phận tài chính và mua hàng, cả nhân sự nữa” - Mendez kể lại. Chị làm vậy với mục đích “thấu hiểu những gì chúng tôi đang làm để cố gắng tìm hiểu xem mình có thể làm gì khác đi để tiết kiệm hơn”.

Cuối cùng, Mendez đã phát hiện ra một lỗ hổng trong số giờ có thể lập hóa đơn dự kiến. Khi tính toán con số này, họ đã mặc định rằng chỉ mất thêm một giờ mỗi người mỗi tuần để đạt mục tiêu ngân sách. Nhưng khi Mendez trừ đi tất cả số giờ không dành cho thời gian tính hóa đơn để đạt được năng lực kỹ thuật cài đặt, chị nhận ra rằng họ đã tính thiếu. Tin vui là nhóm đã kịp thời điều chỉnh lại quy trình lập ngân sách để vẫn đạt được chỉ tiêu. “Thời khắc đó thật tuyệt vời” - chị nhớ lại.

“Chúng ta học hỏi từ những sai lầm, từ những gì mình làm chưa tốt” - Mendez chia sẻ. Nhưng khi nói về triết lý tinh gọn, chị cho hay: “Bạn phải thực sự tin tưởng thì nó mới phát huy tác dụng”.

Mới đây, Mendez đã tham gia một tọa đàm cùng ông John Slattery, Giám đốc điều hành của GE Aviation và đã sáng tỏ một điều: “GE đang dịch chuyển từ một loạt các cơ sở trên toàn cầu để trở thành một công ty tầm cỡ toàn cầu”.

Ở Querétaro, chị luôn giữ một thái độ tích cực. Đây là điều Mendez luôn duy trì kể từ khi vượt qua những vấn đề về tim thuở nhỏ. “Tôi cố gắng giúp mọi người nhìn thấy tia nắng sau những ngày u ám. Luôn luôn có một điều tích cực như vậy”.