COVID-19 Döneminde Üretim Sürecinin Kurtarıcısı Olan Uygulama: Sanal Gemba
COVID-19 virüsünün yayılması ile birlikte iş dünyasının hızlıca önlemler alması gerekti. GE de salgının başlamasıyla birlikte gerekli önlemleri hemen aldı; ilk olarak belirli pozisyonlar için evden çalışma uygulamasına geçildi ve tüm iş seyahatleri -mecburi olmadıkça- büyük ölçüde kısıtlandı. Pandemi sebebiyle birçok sektör iş yapma sürecinde ve ekonomik anlamda olumsuz etkiler yaşadı. Bu durumdan üretim sektörü de doğal olarak büyük ölçüde etkilendi.
GE’de Yalın Üretim Lideri görevinde bulunan Bülent Baştürk, siparişe göre tasarım ve üretim yapan sektörlerde mühendislerin, özelikle üretim, mühendislik ve kalite çalışanlarının, günlük iş yönetimine (SQCD) fiziksel olarak dahil olmasının son derece önem taşıdığından bahsediyor. Bu çalışma kültürünün, problemlerin müşterileri etkilemeden çözülmesini sağladığını söylüyor. Pandemi süreci gibi öngörülemeyen durumlarda ise işleri aynı kalitede devam ettirebilmek için yeni standartlar tanımlamak, yeni araçlar ve yöntemler geliştirmek gerekiyor.
Bu bilinçle GE Gebze Güç Trafo Fabrikası’nda daha önce başlamış olan dijitalleşme süreci hızlandırıldı. İlk olarak, Skype ve GEOS programlarını kullanarak günlük iş yönetimi toplantılarını dijitale taşındı. Daha sonra, Sanal SQCD toplantılarının sonucunda ortaya çıkan problemlerin, COVID-19 öncesinde olduğu gibi çözülmesine imkan sağlayan “Sanal Gemba” yöntemi kullanılmaya başlandı. Ekipler bunun için iPad ve Skype kullandılar. Bu yöntemin uygulanması için yeni devreye aldıkları “küçük trafo üretim hattı” pilot alan olarak kullanıldı. Bu uygulama ile pandemi döneminde küçük trafo hattında 3 adet kritik tedarikçi problemi çözüldü ve üretim aşamasındaki projelerde 10 gün kazanıldı.
Japonca kökenli olan “Gemba” terimi, “gerçek yer” anlamına geliyor. Yalın üretimde, sorunları görünür kılarak en iyi iyileştirme fikirlerinin Gemba ile bulunacağına inanılıyor. Yalın üretim felsefesinin temel bir parçası olan “Gemba Yürüyüşleri” kavramı ise sonuçları gözden geçirmek veya yüzeysel yorum yapmak yerine, değer akışını ve sorunlarını anlamaktan geçiyor. Bu felsefeyi benimseyen GE, sosyal mesafe tedbirleri ve dolaşım kısıtlaması zorunluluğu olan bu zamanda, yalın üretim davranışının nasıl yapılabileceğinin cevabı olarak Sanal Gemba’yı geliştirdi.
Bülent Baştürk, Sanal Gemba kullanımının zor bir dönemde nasıl kurtarıcıları olduğundan bahsetmek için yakın zamanda yaşadıkları bir deneyimi anlatıyor: “COVID-19 dönemindeyiz. Bursa’da bulunan bir tedarikçimizden kritik bir ürün bekliyoruz. Üretim ve kalite bölümümüz, iPad üzerinden tedarikçimizle görüşme yapıyor, kritik ölçümler yapılmasını ve olası kalite problemlerinin daha ürünler Gebze’ye gelmeden çözülmesini sağlıyor. Böylece, bu dönemde müşterimize gecikme olmadan ürünümüzü teslim ediyoruz.” Alınan olumlu sonuçlar COVID-19 sonrasında da Sanal Gemba kullanımının devam edeceğinin sinyallerini veriyor. Bülent Baştürk, Sanal Gemba’yı daha da geliştirerek tedarikçiler ile olan süreçlerde kullanmaya devam etmeyi düşündüklerini belirtiyor.
Sanal Gemba ve Sanal SQCD uygulamaları, COVID-19’un yol açtığı zorunlu bir dönüşüm diyebiliriz. Bu teknolojiler, pandemiden aylar öncesinde de GE’nin elinin altındaydı; ancak görünen o ki dönüşüm için sadece araçların var olması yeterli olmuyor. GE çalışanları, bu zorunlu dönüşüm ile yeni uygulamaya geçip kültürel dönüşüme hazır olduklarını da görüyorlar. Uygulama aslında tüm çalışanları kapsayan bir yaklaşım ama önceden sadece yönetim kademesinde aktif olarak kullanılıyordu. Geniş kapsamlı olarak kullanılmaya başlanınca; COVID-19 nedeniyle kaybedilen bazı yeteneklerin, süreçlerin dijital dönüşümü sayesinde geri kazanılması uygulamanın ilgi çekici sonuçlarından biri oluyor. Sanal Gemba sosyal mesafenin korunması gereken bir ortamda, tüm takım liderlerine zorlu durumların üstesinden gelmeyi ve oluşan koşullara hızlı bir şekilde yanıt vermeyi sağlayacak derecede otonom alan tanıyor. Bu da üretim performansına olumlu bir katkı sağlıyor. Bu yöntemin omurgasını oluşturan programlar, zaten GE içinde aktif olarak kullanılıyordu. Eksik olan, standart bir iş tanımının olmamasıydı. “Standart iş” tanımının kullanıcılarla birlikte hazırlanması ile bu eğitim bölümü de tamamlanmış oldu.
Bülent Baştürk, “Bu uygulamanın bize sağladığı ana fayda; genelde fiziksel olarak yapabildiğimiz işleri, yaşadığımız bu zor dönemde çalışanlarımızın evlerinde kalarak ofisteymiş gibi uzaktan yapabilmelerini sağlamak oldu” diyor. Eskiden tedarik süreci gibi konuların saatlik toplantıları için insanların, şehirler arası veya ülkeler arası seyahat etmek zorunda olduğundan, şimdi ise sesli ya da görüntülü video konferans hizmetleri ile çevrimiçi toplantılar düzenlendiğinden bahsediyor. Bu görüşmelerin zaman tasarrufu sağlamasının yanında son derece verimli geçtiğinin ve pandemi sürecindeki gerekliliğinin altını çiziyor. Baştürk, Sanal Gemba uygulaması ile yaşadıkları zorlukların başında hata tespiti ve müdahale için ihtiyaç duyulan ek teknolojik çözümler olduğunu söylüyor. Görsel bir konferansta görüntü üzerinde hassas ölçü alma, çeşitli notlar tutma veya video görüntüsünü odaklama gibi sorunlar fark ettiklerinden bahsediyor. Çıkarımlarını “Bu geliştirmeleri sağlayacak teknolojik yatırım, kazanımın büyüklüğünü sağlayacaktır, tabii bu dönüşüm yatırımları kendi kendini finanse edebilir” sözleriyle ifade ediyor.
Bu çalışma, yalın üretim ile ilgili bir forumda tüm GE çalışanlarına sunuluyor ve olumlu sonuçlar alınıyor. Uzaktan çalışmakta en çok zorluk yaşanan üretim süreci, yerinde ve doğru dokunuşlarla yapılan dijital dönüşüm ile katma değer kazanıyor. GE’nin uzaktan çalışan fabrikalarının hemen hemen hepsinde uygulamanın olumlu sonuçları gözle görülüyor.