Skip to main content
header-image
ge indonesia

Ketika COVID-19 Menghantam, Lean Management Menjadi Salah Satu Solusi

September 21, 2020

Ketika Thomas Edison menerima hak paten di 1880 atas “sistem distribusi elektrikal” ciptaannya, itu hanyalah penemuan termutakhir dari sederet penemuan lainnya yang membuat salah satu pendiri GE itu terkenal di seluruh dunia. Dengan dukungan yang kuat, antara lain dari J.P. Morgan dan sejumlah kalangan elit keuangan di New York, dia segera menggunakan hak paten tersebut untuk mengusulkan elektrifikasi di sebagian kawasan Manhattan di kota tersebut dan meneranginya dengan bola-bola lampu.

Namun, konstelasi terbaik yang melibatkan industri dan lembaga keuangan itupun menghadapi sejumlah rintangan. Tidak adanya izin untuk memasang kabel bawah tanah di jalan-jalan kota itu telah memperlambat kegiatan penggalian sehingga tanah terlanjur membeku di musim dingin, dan para pekerja Edison harus menunggu datangnya musim semi untuk kembali memulai penggalian.

“The New York Times pun melaporkan bahwa para pelanggan Electric Light Company di First District mulai menggerutu, karena mereka sudah bosan melihat kabel-kabel tanpa listrik yang menggantung di dinding rumah mereka,” penulis biografi Edison, Edmun Moris, menuliskan. Dengan adanya penundaan tersebut, orang di London – bukan di New York – yang menikmati cahaya dari jaringan listrik perkotaan yang pertama dari Edison.

Sejak itu, GE telah membantu membawa listrik kepada jutaan orang di seluruh dunia, dan divisi Grid Solutions menggunakan transformer dan perangkat lunak, AI serta otomatisasi untuk membantu meminimalkan kejadian mati lampu dan membawa lebih banyak lagi energi terbarukan ke rumah-rumah dan berbagai industri. Namun, para manajer yang memimpin unit inipun bersimpati dengan kerja keras Edison di tahap-tahap awal. Alasannya, mereka sendiri merasakan kesulitan yang sama di berbagai aspek dalam membangun sistem distribusi daya listrik yang modern – seperti dalam mendapatkan persetujuan proyek, kucuran dana dan membangun dengan tepat waktu.

“Kami mencatat potensi pemasukan sebesar ratusan juta dolar di berbagai bisnis potensial yang masih berada dalam proses penjualan,” kata Betsy Bingham, Senior Vice President for Lean And Operations GE Digital. Namun, dia mengatakan bahwa sepertiga dari proyek-proyek yang masih dalam proses penjualan itu akhirnya dibatalkan oleh pelanggan, dan 30% dari berbagai proyek itu ditangguhkan sampai melampaui batas waktu yang sudah ditetapkan. “Kami sudah terlanjur mengerjakannya dan itu menjadi pemborosan. Kami perlu mengikuti tender untuk pekerjaan yang tepat dan menyelesaikan tahapan penjualan dengan lebih cepat pula,” katanya.

Untungnya, pemborosan menjadi hal yang sangat bertolak belakang dengan karakter Bingham, yang bergabung dengan GE delapan bulan lalu dari Honeywell. Di perusahaan tempatnya bekerja dahulu itu dia mengelola rantai pasok yang sangat luas. Sama seperti Chairman dan CEO GE H. Lawrence Culp Jr., Bingham adalah praktisi lean management, suatu sistem perbaikan terus-menerus yang saat ini menjadi pusat titik balik di GE. Pada saat pemborosan berkurang, lean pun berkembang. “Lean adalah strategi kami, lean menjadi cara kami untuk menjalankan bisnis kami, lean menjadi kunci pertumbuhan kami,” katanya.

“Kami mencatat potensi pemasukan sebesar ratusan juta dolar di berbagai bisnis potensial yang masih berada dalam proses penjualan,” kata Betsy Bingham (foto atas), senior vice president for lean and operations di GE Digital. Namun, dia mengatakan bahwa sepertiga dari sejumlah proyek yang masih dalam proses penjualan itu akhirnya dibatalkan oleh pelanggan, dan 30% dari berbagai proyek itu ditangguhkan sampai melampaui batas waktu yang sudah ditetapkan. “Kami sudah terlanjur mengerjakannya dan itu menjadi pemborosan. Kami perlu mengikuti tender untuk pekerjaan yang tepat dan menyelesaikan tahapan penjualan dengan lebih cepat pula,” katanya. Kredit foto atas: GE Digital. Kredit foto di atas: Getty images.

Lean sudah sering diterapkan di banyak pabrik untuk memperbaiki kegiatan operasi, memperlancar arus produksi dan rantai pasok, dan memperbaiki berbagai masalah terkait proses manufaktur lainnya. Namun, lean juga bisa sama-sama bernilai bila diterapkan di ruang kantor untuk manajemen proyek, pengembangan perangkat lunak dan penyelesaian berbagai tantangan komersial lainnya. Bahkan sistem ini begitu tangguh dan fleksibel sehingga GE menggunakannya selama pandemi COVID-19. “Bagaimana kita bisa sungguh-sungguh memecahkan permasalahan bila kita tidak bisa duduk bersama dalam satu ruang rapat atau bertatap muka?” kata Pat Byrne, GE Digital CEO, yang juga menjabat sebagai Vice President GE untuk transformasi lean. “Saya pikir inilah temuan penting kami di masa pandemi yang berkepanjangan ini. Mampu menggunakan lean dan mampu merumuskan strategi yang terstruktur untuk membuat, memperbaiki, melakukan pemecahan masalah, melacak berbagai hasil, melakukan diskusi yang tepat untuk memecahkan berbagai tantangan bisnis. Saya pikir itulah kebutuhan menyeluruh saat ini.”

Pekerjaan Bingham di Grid Solutions, yakni bagian dari bisnis GE Renewable Energy yang juga mencakup GE Digital, menjadi satu contoh yang bagus. Unit ini membuat perangkat keras dan perangkat lunak yang membantu menstabilkan, memperkuat dan mengamankan pasokan listrik, khususnya di saat lebih banyak energi terbarukan dari sumber intermiten seperti angin dan matahari mulai digunakan. “Lean memainkan peran penting di sini,” kata Jim Walsh, general manager for digital grid, GE Digital. Belajar dari pengalaman Edison di kawasan Manhattan, dia berkata bahwa implementasi proyek menjadi titik awal yang bagus. “Dari sisi historis, ini adalah proses yang kompleks, melibatkan banyak pekerjaan yang dilakukan secara estafet, adanya saling ketergantungan dengan pelanggan untuk bisa berhasil,” katanya. “Saya pikir lean akan memberikan manfaat yang benar-benar dinamis, khususnya dalam melakukan proses implementasi historis kita, serta dalam pelaksanaan lean untuk memberikan nilai dengan lebih cepat kepada pelanggan kita.”

Bingham dan timnya sedang bekerja bersama Walsh untuk meraih manfaat itu dengan lebih cepat. Mereka mulai dengan serangkaian kaizen, yang merupakan kegiatan lean yang dirancang untuk mengidentifikasi masalah, menemukan penyebab utamanya dan mencari jalan untuk menghilangkannya. “Ini sedikit pekerjaan detektif, sedikit kreatif, menolak menerima hal-hal dari penampilan luarnya saja, dan mampu bertanya mengapa,” kata Bingham.

Sebuah kegiatan kaizen biasanya melibatkan enam peserta, beberapa di antaranya sudah benar-benar mengetahui topik yang ada, dan peserta dari luar yang dapat membawa pemikiran yang segar. Di langkah pertama dilakukan penggambaran “value stream map” mengenai proses yang sedang diperbaiki. Dalam proses manufaktur, map tersebut membantu pengguna untuk menilai operasi mana yang menambahkan nilai. “Anda memandangnya dan berkata, ‘Baiklah, berapa banyak orang yang bekerja di tempat ini di bawah saya? Berapa banyak inventaris yang saya miliki?’ ” kata Bingham.

CEO GE Digital Pat Byrne (kiri), Jim Walsh, grid leader GE Digital (kanan), dan Vera Silva (tengah), chief technology officer for GE Renewable Energy’s Grid Solution’s unit di sebuah konferensi awal tahun ini. Kredit foto: GE Reports.

Namun, pendekatan seperti ini juga efektifnya di lingkungan kantor. “Kita mengambil pemikiran itu dan menerapkannya pada seluruh proses dalam bisnis jaringan listrik,” kata Bingham. “Bagaimana cara kita menyusun proposal, menghitung biaya, mendesain perangkat lunaknya, menempatkannya di lapangan melalui manajemen proyek, dan kemudian bagaimana cara kita mengumpulkan uangnya?”

Kaizen pertama cepat sekali memunculkan sejumlah peluang dengan jelas. “Kita bisa melihat sejumlah kekurangan, karena pelanggan memanggil kita, dan kita dapat melihat bahwa kita tidak seproduktif seperti yang seharusnya,” kata Bingham. Tetapi di saat kita bergerak makin dalam, sejumlah target yang lebih besar perlahan-lahan muncul dari berbagai catatan yang direkatkan pada dinding. Mereka melihat bahwa sejumlah pelanggan akhirnya membatalkan sepertiga dari proyek yang ada dalam tahapan proses penjualan. “Bagaimana kita dahulu mengkualifikasikannya, dan menganggapnya sebagai hasil dari kontak yang bagus dengan pelanggan potensial?” Kata Bingham

Di tempat lain, ketika melihat ke dalam kantor manajemen proyek, mereka mendapati bahwa para pegawai tengah membagikan ratusan voicemail dan email untuk mengevaluasi sebuah proposal. “Meskipun on-time delivery kita mencapai 99,5%, namun apakah kita melakukannya secara efisien?” tanya Bingham. “Diperlukan sedikit diskusi untuk dapat berkata, ‘ya, mungkin proposal itu membutuhkan waktu tiga kali daripada seharusnya.’ Sebelum kita menjabarkannya, kita tidak akan bisa melihat betapa banyaknya pemborosan di hulu. Bila kita tidak membereskannya, kita akan mendapatkan masalah dalam pendapatan usaha.”

Upaya itu menjadi lebih sulit di bulan Maret ketika COVID-19 mulai menghantam. Para peserta dari Amerika Serikat dan Eropa seharusnya bertemu untuk kegiatan kaizen di kantor Grid Solution di Melbourne, Florida, tetapi pandemi menghapus rencana itu. Saat itulah tim mendapatkan bantuan dari Paul Sloup, yang bergabung dengan GE Digital sebagai vice president lean and grid services tepat pada saat gelombang pandemi pertama mulai menghantam Amerika Serikat.

Sloup bekerja selama 15 tahun di Danaher, di situ Sloup menjabat sebagai CEO selama hampir 15 tahun dan menjadi contoh utama dalam penerapan lean untuk operasinya. Byrne dan Bingham juga bekerja di perusahaan tersebut. Sloup adalah pakar dalam penggunaan lean di dua bidang: pengembangan produk melalui design thinking, dan di operasi melalui pengurangan limbah dan perbaikan proses transaksional.

Sloup mulai secepatnya berusaha menjadikan kaizen online sehingga tim dapat terus bekerja. “Saya akan menghabiskan 90 hari pertama di jalan untuk mengetahui sejumlah tempat dan mengenal sejumlah orang,” katanya. “Kemudian, setelah sembilan hari di dalam, COVID-19 terjadi (di AS) dan saya pulang ke rumah. Saya berkata, ‘Baiklah, seandainya saya harus mengerjakan hal ini secara tradisional, bagaimana caranya mereplikasi tampilan dan rasa tersebut dalam format virtual?’”

Sloup bersama dengan Kesh Subramanian, vice president strategy and operations, GE Digital, mulai mencari collaborative whiteboard application yang intuitif dan memungkinkan terjadinya pelibatan dari sejumlah tim proyek. Orang harus merasa seperti berada bersama orang lain di dalam suatu ruangan yang sesungguhnya, katanya. “Perasaan bersama orang lain itu harus menghasilkan kembali tujuan yang sama, yakni menampung kreativitas orang dan keterampilan mereka dalam memecahkan masalah, namun juga memancing keluarnya berbagai gagasan dan pemikiran mereka,” kata Sloup. “Tidak bisa hanya ada satu orang yang menjadi penggerak dan yang memfasilitasi percakapan dan kemudian ada sekelompok peserta yang pasif. Itu suatu kegagalan.” Masalahnya, Sloup, seorang yang menyatakan diri introvert, sudah sembilan hari bergabung dengan GE, pindah dari perusahaan lain, dan harus membalik cara yang dahulu dipelajarinya untuk memfasilitasi lean.

Sloup dan Subramanian mengevaluasi banyak platform dan langsung cocok dengan Miro, yakni suatu program collaborative, open-source online whiteboard. Program ini memberikan kepada para pengguna suatu pengalaman berpartisipasi dalam suatu acara yang ditayangkan secara langsung di meja masing-masing. Mereka juga menemukan bahwa platform tersebut memenuhi kebutuhan tim karena sangat intuitif dan mudah dipelajari. “Kita mengatakan jika Miro dapat mengembalikan kepada saya 70% hingga 80% kualitas suatu lokakarya yang saya hadiri secara fisik, itu sudah cukup bagus,” katanya. “Bila kita menghitung produktivitas yang hilang untuk perjalanan dan koordinasi, mungkin hasil dari Miro akan seimbang.”

“Meskipun on-time delivery kita mencapai 99,5%, namun apakah kita melakukannya secara efisien?” tanya Bingham. Kredit Foto: Getty images.

Meski demikian, tim harus menemukan jawaban atas sejumlah hal yang sederhana. “Ada perbedaan besar, yakni Anda tidak bisa membaca bahasa tubuh,” kata Bingham. “Bila Anda melakukan berbagai hal ini dalam ruangan rapat atau di luar di ruang pabrik, maka setiap orang berdiri di sana, menunjuk dan berbicara. Jadi, beberapa kegiatan brainstorming menjadi sedikit lebih sulit.”

Teknologi pun mulai memberikan sejumlah bonus yang tak terduga, seperti menciptakan dan menyimpan secara otomatis versi digital dari whiteboard mereka sehingga para anggota tim lainnya dapat mengakses dan memutakhirkannya setelah acara berakhir. “Dulu, Anda hanya mendapatkan whiteboard dan catatan-catatan yang direkatkan, yang secara fisik berada di tempat lain sehingga orang lain tidak dapat memutakhirkannya, tidak dapat menambahkan pemikiran mereka setelah mereka pulang dan kemudian memiliki pemikiran baru,” kata Sloup. “Dulu di Danaher, biasanya saya mengambil 20 gulungan kertas ketika tiba pada konklusi suatu kaizen dan membawanya ke kantor saya. Dampaknya, orang lain tidak dapat mengakses materi-materi tersebut.”

Aplikasi ini juga membuat mereka mampu mencapai banyak hal dengan lebih cepat. Misalnya, tim software engineering GE Digital yang dipimpin oleh Krisztian Gaspar baru-baru ini melakukan lokakarya digital yang diikuti oleh 80 orang. “Saya tidak akan mampu mengukur suatu kegiatan fisik dengan semudah itu melalui aplikasi ini,” kata Sloup.

Dia membuatnya efektif. “Memang mudah mengangkat telepon dengan tim dan membahas berbagai gagasan, namun untuk bisa mencapai tahap pencerahan, Anda membutuhkan waktu dan kerja sama yang berbeda,” kata Thomas Barbier, Commercial Excellence Director GE Digital. Barbier dan rekannya Michelle Lesh yang juga menghadiri rapat tersebut mengatakan bahwa “dalam kaizen digital, memulai dengan papan yang kosong terasa lebih sulit sehingga kuncinya adalah memulainya dengan menangkap berbagai gagasan lebih awal dan menyusunnya ketika acara berjalan. Cara ini bahkan menjadi lebih mudah dilakukan melalui platform digital. Adanya kanvas permanen untuk pemikiran kreatif tersebut memungkinkan kita melakukan kemajuan terus-menerus meskipun anggota tim berada di berbagai belahan dunia yang berbeda.

Sloup dan Bingham melihat bahwa ke depanya kaizens fisik di lokasi tertentu akan ditingkatkan melalui perangkat virtual. “Kami berpendapat bahwa kita tidak bisa lagi melakukan rapat online selama delapan jam secara tradisional, karena itu tidak akan efektif,” kata Sloup. “Dalam jangka pendek, hal ini memindahkan banyak beban kepada fasilitator yang harus banyak memberikan pengarahan, lebih banyak mendengar dengan teliti, mencari tahu siapa yang tidak ikut bicara. Suara-suara apa yang harus saya bawa keluar dari ruangan rapat? Saya pikir pada akhirnya, kita akan mengambil solusi hybrid, yakni  mengambil hal terbaik dari kedua pendekatan tersebut untuk mengumpulkan berbagai fakta dan mengunakan perangkat itu untuk memperoleh beragam sudut pandang mengenai solusi alternatif, dan akhirnya tiba pada suatu solusi yang lebih produktif daripada pendekatan tradisional.”

Berkaca pada pengalaman tersebut, Sloup mengatakan bahwa lean bukan sekedar suatu unit perangkat untuk memecahkan masalah. Namun, lean juga mencakup sifat-sifat, termasuk kepemimpinan, kerendahan hati dan dorongan untuk setiap orang yang memulai perjalanan itu. Dalam waktu yang singkat di GE, dia bisa melihat bahwa perusahaan ini serius untuk lean. “Sebagai contoh, Jim Walsh [GE Digital grid leader]. Sebagai seorang pemimpin dalam perjalanan lean-nya sendiri, dia memberdayakan timnya untuk meraih dan menemukan sejumlah cara baru dalam pemecahan masalah. Keberanian ini tidak bisa diremehkan,” katanya. “Anda tidak bisa mencapainya tanpa adanya pemimpin yang menciptakan sebuah lingkungan kerja yang aman. Tanpa hal itu, dari sudut pandang emosional, sebagian besar hal ini akan hancur berantakan atau tidak efektif.”

Sloup berkata: “Lean dapat ditemukan, tidak dapat diciptakan; artinya prinsip-prinsipnya dapat diterapkan pada semua aspek kehidupan manusia, sama halnya dengan gravitas. Keindahan lean terletak pada simplifikasi atas berbagai hal yang pada dasarnya sudah rumit. Menarik sekali bahwa saat ini GE sedang meningkatkan took kit ini. Saya pikir para pegawai perusahaan ini akan mengalami banyak hal yang menarik di tahun-tahun mendatang.

tags