skip to main content

Visszaélés bejelentés

Vissaélés-bejelentési rendszerére vonatkozó szabályzat és eljárási rend V.4.0

Kibocsátó:
GE Capital Working Capital Solutions
GE Energy Connections
GE Healthcare
GE Infrastructure Hungary Holding Kft.
GE Lighting
GE Power / Water and Process Solutions

Kibocsátás időpontja: 2013. december 30.
Hatályos: 2014. január 1.
Kapcsolódó jogszabály: A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013.CLXV törvény

1. Bevezetés

A GE hosszú évek óta elkötelezetten támogatja azt a vállalati kultúrát, amelyben minden dolgozó nyugodtan jelezheti a vállalati szabályok megsértésével kapcsolatos aggályait tudva, hogy ezeket az aggályokat hozzáértő szakértők, objektíven fogják kivizsgálni. Ennek működtetésében egy globálisan több száz Ombudsperson-ra támaszkodó hálózatra támaszkodik, akik megfelelő képzésben részesülnek az aggályok bejelentésének fogadásában, kivizsgálások kezdeményezésében és az ügyek nyomon követésében és lezárásában.

2. A szabályzat célja

A szabályzat összefoglalja a vállalat által működtetett visszaélés-bejelentési rendszer szabályait és működését. A szabályzat célja, hogy a visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül érkezett bejelentések rögzítésére, kivizsgálására, jelentésére vonatkozó a vállalaton belül egységes, a jogszabály által meghatározott követelményeket rögzítse.

3. Fogalom meghatározások

vállalat: a szabályzat kibocsátója
magatartási szabályok: a GE „Elkötelezettségünk Szelleme és Betűje” című etikai szabályzata
visszaélés: olyan tett vagy elmulasztott magatartás, amellyel a munkáltató magatartási szabályait vagy a jogszabályokat megsértik;
visszaélés-bejelentési rendszer: a munkáltató által a bejelentett visszaélések fogadása, vizsgálata, kezelése érdekében követett eljárás;
bejelentés: a visszaélés-bejelentési rendszerbe visszaélésről tett bejelentés;
bejelentő: a vállalat munkavállalói, a vállalattal szerződéses kapcsolatban állók (ügyfelek, beszállítók, vevők) és bárki, akinek a bejelentés megtételéhez, vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdeke fűződik;
bejelentést rögzítő adatbázis vagy rendszer: az az elektronikus rendszer, amelyben a bejelentések rögzítésre kerülnek;
ombudsperson: a vállalat bejelentést fogadó, azt előzetesen megvizsgáló, rendszerben rögzítő, kivizsgálókat kijelölő munkavállalója aki a vizsgálatot irányítja és a bejelentést kezeli

4. A bejelentés megtételéhez elérhető csatornák

A bejelentéseket az alábbi csatornákon lehet megtenni:

GE Capital Working Capital Solutions

Személyesen (munkaidőben): Nyilka Zsófia
Telefonon / mobilon (munkaidőben): 06(70) 4366988
Emailben: zsofia.nyilka@ge.com
Levélben: 1138 Budapest, Váci út 193.

GE Energy Connections

Személyesen (munkaidőben): Hegedűs Zsuzsa
Telefonon / mobilon (munkaidőben): 06 (48) 575851/ 06(30)3837592
Emailben: zsuzsa.hegedus@ge.com
Levélben: 3600 Ózd, Dózsa György utca

GE Healthcare

Személyesen (munkaidőben): Gyarmati János
Telefonon / mobilon (munkaidőben): 06 (23) 410661/ 06(30)8271577
Emailben: janos.gyarmati@ge.com
Levélben: 2040 Budaörs, Akron u.2

GE Lighting

Személyesen (munkaidőben): Erzsébet Kovács; John Heaton; Hortobágyi Zoltán
Telefonon munkaidőben: (1) 3992540; 06(93)504044; (1) 3991490;
Emailben: erzsebet.kovacs@ge.com; john.heaton@ge.com;zoltan.hortobagyi@ge.com
Levélben: 1044 Budapest, Váci út 77.

GE Oil & Gas (Measurement & Control)

Személyesen munkaidőben: Polovitzer Norbert
Telefonon munkaidőben: 06 (27) 565019
Emailben: norbert.polovitzer@ge.com
Levélben: 2151 Fót, East Gate Business Park, Akacos, Bldg.

GE Power

Személyesen (munkaidőben): Baranyai Balázs, Lőkös Hedvig
Telefonon (munkaidőben): 06 (28) 587742, 06-80-88-7458 (ingyenes vonal)
Emailben: balazs.baranyai@ge.com; hedvig.loekoes@ge.com
Levélben: GE Power Veresegyház 2112 Veresegyház, Kisrét utca 1.

GE Aviation

Személyesen (munkaidőben): Porcsalmy László
Telefonon munkaidőben: 06 (28) 620209
Emailben: laszlo.porcsalmy@ge.com
Levélben: 2112 Veresegyház, Lévai u 33.

GE Power / Water and Process Solutions

Személyesen (munkaidőben): Vasi Melinda, Jenőfi Tamás
Telefonon munkaidőben: 06(34) 561 523, 06(34)561 508, 06(34) 561 531 (anonim)
Emailben: melinda.vasi@ge.com, tamas.jenofi@ge.com
Levélben: 2840 Oroszlány, Blathy O. u. 4. GE Water and Process Technologies Hungary Kft.

GE Infrastructure Hungary Holding Kft.

Személyesen (munkaidőben): Hajdú Boglárka, Kurucz Anita
Telefonon munkaidőben: (1) 2346043; (1) 2378540;
Emailben: ombuds.globalopsbudapest@ge.com
Levélben: 1138 Budapest, Váci út 117-119., Váci Greens Irodaház 5.emelet

5. Bejelentésre vonatkozó eljárási szabályok

5.1 A bejelentőnek a bejelentés megtételekor nevét, lakcímét, jogi személy esetén annak székhelyét és a törvényes képviselőjének nevét meg kell adnia. A névtelenül vagy azonosíthatatlan bejelentő által tett bejelentés vizsgálata mellőzhető.

5.2 A bejelentőnek a bejelentés megtételekor nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről amelyekről tudomása van vagy kellő alappal feltételezi, hogy az(ok) valós(ak). Ha az írásban/elektronikusan tett bejelentetés az előző mondatban írt nyilatkozatot nem tartalmazza a vizsgálat csak ennek pótlását követően kezdődhet meg.

5.3 A bejelentőt tájékoztatni kell a rosszhiszemű bejelentés következményeiről, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokról és személyazonosságának bizalmas kezeléséről.

5.4 A bejelentés tényét és rövid tartalmát az ombudsperson rögzíti a rendszerben. A rendszerben tilos a bejelentő személyes adatainak rögzítése.

6. A kivizsgálásra vonatkozó eljárási szabályok

6.1 A bejelentést a vállalat köteles kivizsgálni.

6.2 Az ombudsperson megvizsgálja, hogy a rendelkezésre álló tények alapján a bejelentés valóban visszaéléssel kapcsolatos-e. Amennyiben nem visszaélésről van szó tájékoztatja erről a bejelentőt, a rendelkezésre álló elérhetőségen.

6.3 Az Ombudsperson mérlegelheti - és a mérlegelés eredményeként mellőzheti - vizsgálat indítását ha:
6.3.1 a bejelentés a korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által ismételten tett;
6.3.2 a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap elteltével került sor a bejelentésre;
6.3.3 a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által tett bejelentést;
6.3.4 a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban.

6.4 Amennyiben visszélésről van szó az ombudsperson kijelöli a kivizsgálót/kivizsgálókat, olyan módon, hogy a személy vagy személyek csoportja teljeskörűen ki tudja vizsgálni a bejelentést. Az esetek többségében nem az vizsgálja ki az ügyet, akinek először jelentették a problémát. Ez az illető általában megkeresi azt a személyt, aki megfelelő szakértelemmel rendelkezik az adott ügy kivizsgálásához. A bejelentő nem választhatja meg, hogy ki végezze a vizsgálatot, ha azonban ismer olyan személyt, aki egyébként alkalmas lehetne a probléma kivizsgálására, de a bejelentő szerint valamilyen összeférhetetlenség áll fenn az illető esetében, akkor azt közli az ombudspersonnel.

6.5 A vizsgálat megkezdésekor a vizsgálat vezetője kivizsgálási tervet készít. Az első lépés valószínűleg a bejelentővel folytatott beszélgetés lesz a részletek tisztázása érdekében. A tervben szerepelhet mások kikérdezése is, akik feltehetőleg a tárgyhoz tartozó információkkal szolgálhatnak, illetve a vonatkozó dokumentumok áttekintése.

6.6 Mivel a legtöbb esetben nem az ombudsperson végzi a kivizsgálást szükség van arra, hogy a kijelölt kivizsgálóknak átadjon adatokat. Az ombudsperson a bejelentő adatait, a bejelentés tartalmát kizárólag a kivizsgáló(k)nak adja át. A kivizsgálók munkájuk során végig ügyelnek arra, hogy a kivizsgálás a lehető legdiszkrétebb módon folyjon. A bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat nem oszthatják meg a vállalat egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem. A vizsgálat felépítésekor nagy figyelmet fordítanak a titoktartásra, és igyekeznek elkerülni, hogy felfedjék a bejelentő személyes adatait, a probléma felvetődésének körülményeit illetve bármely olyan tényt, amelyekből következtetni lehet a bejelentő kilétére.

6.7 A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor tájékoztatni kell a rá vonatkozó bejelentésről, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény alapján megillető jogiról, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról, feltéve, hogy a tájékoztatás nem hiúsítaná meg a bejelentés kivizsgálását A bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselő útján is kifejtheti, bizonyítékokkal támaszthatja alá.

6.8 A kivizsgálásra 30 nap áll rendelkezésre. Ez a határidő indokolt esetben meghosszabbítható, de a vizsgálat tartama hosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot. A kivizsgálásra rendelkezésre álló határidő meghosszabbításáról a bejelentőt – ha személye ismert - tájékoztatni kell.

6.9 Visszajelzés adása a bejelentőnek a kivizsgálás időtartama alatt
A visszajelzés adása attól függ, hogy névtelenül veti-e fel az aggályait, vagy sem. A névtelen bejelentéseket ugyanolyan komolyan vesszük, mint a névvel ellátottakat. Különbség csak abban mutatkozik, hogy ha a névtelen bejelentő nem biztosít valamilyen kapcsolatteremtési lehetőséget, akkor nem fog értesülni a probléma kivizsgálásának eredményéről. Van, akinek ez megfelel, de előfordulhat, hogy később sajnálni fogja, hogy nem hallhat a vizsgálatról és annak kimeneteléről. Ezenkívül a névtelen bejelentések esetében a kivizsgálás során általában nehezebb összegyűjteni a tényeket és döntést hozni, mivel a bejelentő nem érhető el, és így nem tudja tisztázni az eredeti problémát, illetve nem tehet javaslatokat.
Ha a probléma bejelentésekor azonosítja magát, vagy legalább biztosít valamilyen kommunikációs lehetőséget, akkor biztosan fog visszajelzést kapni. A problémát fogadó ombudsperson azután kapcsolatba léphet a bejelentővel, tiszteletben tartva a bejelentő megkeresésre vonatkozó kérését. A vizsgálat vezetője vagy az ombudsperson általánosan tájékoztatja a bejelentőt a vizsgálat folyamán, kivéve ha a vizsgálat rövid idő alatt lezárul, vagy ha névtelenül lett bejelentve. Nem közli bejelentővel az egyes tanúk beszámolóit, és nem utal az ügy várható végkimenetelére, csak általános tájékoztatást ad arról, hogyan halad a vizsgálat, és mikorra várható annak lezárása.

6.10 Zéró tolerancia a bejelentővel szemben alkalmazott megtorlással kapcsolatban

Ha a vizsgálatvezetőnek ki kell kérdeznie valakit, aki neheztel a vizsgálat miatt, és akinek meg kell mondani, vagy megpróbálja kitalálni, ki a bejelentő, a vizsgálat vezetője nyomatékosan figyelmezteti az illetőt, hogy tartózkodjon bármely hátrányos következmény alkalmazásától. A vizsgálat vezetője elmagyarázza, hogy az etikai aggály jelentése miatti megtorlás minden formája, legyen az hivatalos vagy magánjellegű, önmagában is etikai vétségnek minősül, az eredeti etikai probléma jelentőségétől függetlenül. A vizsgálatvezető ismerteti, hogy milyen tevékenység számít megtorlásnak. Továbbá a vizsgálat vezetője figyelmezteti a munkavállalót, hogy ha bármilyen formában bármikor megtorolja a visszaélés (etikai aggály) előterjesztését, azzal vétkes kötelezettségszegést követ el amely hátrányos jogkövetkezmény alkalmazását vonja maga után ideértve a munkaviszony megszüntetését is. Ha a bejelentő bármikor úgy érzi, hogy valaki megtorlást foganatosít a visszaélés bejelentése miatt, haladéktalanul tudassa azt az ombudspersonnel vagy a vizsgálat vezetőjével.

7. A kivizsgálás lezárását követő feladatok

A vizsgálat végeztével annak vezetője vagy az ombudsperson értesíti a bejelentőt, kivéve ha a bejelentés névtelen. (De névtelen bejelentés esetén is van lehetőség arra, hogy az ombudsperson a bejelentő megkeresése esetén tájékoztassa őt.) Ahogyan a vizsgálatvezető és az ombudsperson tiszteletben tartják a bejelentő kilétének titkosságát, ugyanúgy kezelik mások, például a tanúk vagy a kötelezettségszegéssel gyanúsított személy személyazonosságát is. Ezért ha a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás hátrányos jogkövetkezmény alkalmazásával jár, erről a bejelentőt nem tájékoztatják. Annyit közölnek a bejelentővel az ügy végén, amennyi az adott esetben teljesíti a tájékoztatási kötelezettséget.
Ha a vizsgálat végén javítóintézkedések meghatározására kerül sor, akkor kinevezik az intézkedések felelőseit, és végrehajtják a szükséges lépéseket. A bejelentett visszaélés természetétől függően a javítóintézkedések jelenthetik a folyamatok továbbfejlesztését vagy a rendszer módosítását.

7.1 Ha a bejelentésben foglalt visszélés a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a vállalat által meghatározott magatartási szabályokat, a munkáltató a munkaviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.

7.2 Ha a bejelentésben foglalt visszélésről a vizsgálat megállapítja, hogy a visszaélés bűncselekmény akkor az ombudsperson és/vagy a kivizsgálás vezetője értesíti a jogtanácsost a (büntetőeljárás megindításához szükséges) további intézkedések megtétele érdekében.

7.3 A kivizsgálás lezárását követően az ombudsperson lezárja az ügyet a rendszerben.

7.4 Amennyiben munkaviszonyból származó kötelezettség vétkes megszegése miatt hátrányos jogkövetkezményt alkalmaznak a bejelentésre vonatkozó adatok a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 286. §-a szerinti ideig kerülnek megőrzésre.

7.5 Amennyiben a vizsgálat alapján jogi eljárás megindításáról kell intézkedni, akkor a bejelentésre vonatkozó adatokat a munkáltatói bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni.

7.6 Ha a vizsgálat visszaélést nem tár fel, a vizsgálat adatait a vizsgálat lezárását követő 60 nap elteltével törölni kell. Amennyiben a törlés nem lehetséges, illetve a bejelentő vagy egyéb munkavállalók érdekét sérti, a vizsgálat adatait zárolni kell, ahhoz csak külön dokumentált engedély alapján férhetnek hozzá az arra feljogosított személyek.