GE
Cieľom týchto noriem na ochranu údajov o uchádzačoch („normy“) je poskytnúť adekvátne a konzistentné záruky týkajúce sa manipulácie s údajmi o uchádzačoch organizáciami GE.
Informácie umožňujúce vašu osobnú identifikáciu, ktoré poskytnete spoločnosti GE ako osoba uchádzajúca sa o pracovnú pozíciu v GE („údaje o uchádzačoch“ alebo „údaje“), sa použijú na náborové účely. Údaje o uchádzačoch budú chránené v súlade s normami spoločnosti GE uvedenými nižšie a všetkými príslušnými zákonmi.
Odoslaním vašich údajov o uchádzačovi potvrdzujete a súhlasíte s nasledovnými bodmi:
Aby bol proces odoslania úspešný, je potrebný váš súhlas. Ak nesúhlasíte, kliknite na tlačidlo „x“ v pravom hornom rohu a proces odoslania sa preruší.
Tieto normy, pokiaľ nie je uvedené inak, nie sú súčasťou žiadnej pracovnej zmluvy, ak je k dispozícii, ponúkanej v prípade úspešného prijatia do zamestnania.
Tieto normy sa týkajú všetkých spoločností GE, ktoré spracovávajú údaje o uchádzačoch.
Spracovávanie sa týka každej činnosti, ktorá je vykonávaná automatizovane s údajmi o uchádzačoch, či už ako celku, alebo časti, ako je napríklad zhromažďovanie, nahrávanie, organizovanie, ukladanie, úprava, používanie, zdieľanie alebo vymazávanie takýchto údajov.
Údaje o uchádzačoch sú definované ako všetky informácie umožňujúce vašu identifikáciu, ktoré vy alebo niekto iný poskytnete (vo vašom mene alebo v mene spoločnosti GE) v súvislosti so žiadosťou o pracovné miesto v rámci GE.
Tieto normy sa netýkajú anonymných údajov alebo údajov, v ktorých sa používajú pseudonymy. Údaje sa považujú za anonymné, ak sa jednotlivé osoby už nedajú identifikovať alebo ak sa dajú identifikovať iba použitím neprimerane veľkého množstva času, nákladov alebo práce. Použitie pseudonymov zahŕňa zámenu mien alebo iných identifikátorov za náhradné tak, aby nebola možná alebo aspoň značne sťažená identifikácia jednotlivých osôb. Ak údaje považované za anonymné prestanú byť anonymné (napríklad bude možná identifikácia jednotlivých osôb) alebo ak sa používajú pseudonymy a tieto umožňujú identifikáciu jednotlivých osôb, potom budú znova platiť tieto normy.
Tieto normy sú navrhnuté tak, aby poskytovali jednotný minimálny kompatibilný štandard pre všetky spoločnosti GE s ohľadom na ochranu údajov o uchádzačoch po celom svete. Spoločnosť GE uznáva, že niektoré zákony môžu vyžadovať prísnejšie normy ako tie, ktoré sú uvedené v rámci týchto noriem. Spoločnosti GE budú zaobchádzať s údajmi o uchádzačoch v súlade s miestnymi zákonmi platnými v mieste spracovania údajov o uchádzačoch. Ak príslušné miestne zákony poskytujú nižšiu úroveň ochrany údajov o uchádzačoch ako tá, ktorú stanovujú tieto normy, potom platia požiadavky noriem.
Spoločnosť GE berie ohľad na právo na súkromie a záujmy každého jednotlivca. Spoločnosti GE budú pri spracovávaní údajov o uchádzačoch dodržiavať nasledujúce princípy:
Na odosielanie vašich údajov o uchádzačoch spoločnosti GE môžete použiť rozličné spôsoby. Tieto spôsoby môžu zahŕňať: (a) odosielanie e-mailom alebo v papierovej forme personálu spoločnosti GE, (b) online odosielanie údajov o uchádzačoch spracovaných iným poskytovateľom služieb do elektronickej databázy nachádzajúcej sa v USA a prístupnej autorizovanému personálu spoločnosti GE, alebo (c) prostredníctvom žiadosti o zamestnanie v spoločnosti GE.
Spoločnosť GE môže s vaším súhlasom alebo v súlade s príslušnými zákonmi periodicky zhromažďovať ďalšie informácie. Spoločnosť GE môže napríklad zhromažďovať vašu odozvu a vaše názory (napríklad vo forme dotazníkov) na obchodné účely, ako je napríklad zlepšovanie procesov. Na tieto dotazníky môžete odpovedať dobrovoľne, alebo môžete zvoliť možnosť neodpovedať, pričom v takomto prípade nebudú podniknuté žiadne odvetné opatrenia. Tieto normy budú platiť pre všetky ďalšie zhromaždené informácie vrátane všetkých odoziev na takéto dotazníky.
Spoločnosť GE a organizácie GE spracovávajú údaje o uchádzačoch na legitímne účely spravovania ľudských zdrojov. Takéto spracovanie sa bude vykonávať v rámci takýchto účelových obmedzení a v súlade s príslušnými zákonmi.
Medzi účely na spravovanie ľudských zdrojov patria: Identifikácia a/alebo vyhodnocovanie kandidátov pre pracovné pozície v spoločnosti GE, tvorba rozhodnutí o tom, či prijať do zamestnania daného jednotlivca, údržba príslušných záznamov týkajúcich sa postupov pri prijímaní do zamestnania, analýza procesu prijímania do zamestnania a výsledkov a skúmanie podkladov, kde to povoľuje zákon („účely“).
Ak spoločnosť GE spracováva vaše údaje o uchádzačoch na iné účely, než sú uvedené vyššie, spoločnosť GE zodpovedná za nový účel zaručí, že získate informácie o nových účeloch, na ktoré sa budú používať vaše údaje o uchádzačoch, a o kategóriách príjemcov vašich údajov o uchádzačoch.
K vašim údajom budú pristupovať a budú ich spracovávať jednotlivci, ktorí sa zúčastňujú procesu prijímania do zamestnania pre spoločnosť GE a ktorí majú oprávnenú potrebu pristupovať k vašim údajom a spracovávať ich na dané účely.
Súčasťou spracovávaných údajov o uchádzačoch je:
V obmedzenom rozsahu, v ktorom organizácia GE potrebuje zhromažďovať akékoľvek špeciálne údaje (napríklad údaje obsahujúce osobné informácie o rasovom alebo etnickom pôvode, politických názoroch, náboženskom vyznaní alebo politickom presvedčení, členstve v odborových organizáciách, zdravotných alebo lekárskych záznamoch alebo trestnom registri), organizácia GE zaručí, že daná osoba bude o takomto zhromažďovaní a spracovávaní informovaná. Kde to vyžaduje zákon, získa sa výslovný súhlas osoby so spracovaním a obzvlášť s prenosom takýchto údajov organizáciám iným ako GE. V závislosti na povahe týchto kategórií údajov a rizík súvisiacich so zamýšľaným používaním sa poskytnú vhodné bezpečnostné a ochranné opatrenia (napríklad fyzické zabezpečovacie zariadenia, šifrovanie a obmedzenie prístupu) .
Organizácie GE sú odhodlané podniknúť vhodné technické, fyzické a organizačné opatrenia na ochranu údajov o uchádzačoch pred neoprávneným prístupom, nezákonným spracovaním, náhodnou stratou alebo poškodením a neoprávneným zničením.
Na zabránenie neoprávnenému prístupu ku kandidátskym údajom tretími stranami mimo organizácie GE sa všetky elektronické údaje o uchádzačoch uchovávané organizáciami GE spravujú na systémoch, ktoré sú chránené prostredníctvom bezpečných sieťových architektúr obsahujúcich brány firewall a zariadenia na detekciu neoprávneného prieniku. Servery, na ktorých sú uložené údaje o uchádzačoch, sú pravidelne „zálohované“ (to znamená, že údaje sú nahraté na samostatnom médiu), aby sa zabránilo následkom náhodného vymazania alebo zničenia údajov. Servery sú uložené v budovách s rozsiahlym zabezpečením a systémami na detekciu požiaru a systémami odozvy.
Organizácie GE obmedzujú prístup k interným systémom, na ktorých sú uložené údaje o uchádzačoch, pre vybratú skupinu autorizovaných používateľov, ktorí majú povolený prístup k takýmto systémom prostredníctvom použitia jedinečného identifikátora a hesla. Prístup k údajom o uchádzačoch je obmedzený a poskytuje sa jednotlivcom na účely vykonávania ich pracovných povinností (napríklad manažér ľudských zdrojov môže potrebovať prístup ku kontaktným informáciám uchádzača na účely prípravy interview). Súlad s týmito podmienkami sa bude vyžadovať od iných správcov, ktorí môžu pristupovať k niektorým údajom o uchádzačoch, ako je to uvedené v ČASTI XI. PRENOS ÚDAJOV.
Spoločnosť GE bude viesť školenia zamerané na zákonné spracovanie údajov o uchádzačoch a na určený účel, potrebu chrániť a udržiavať informácie presné a aktuálne a potrebu udržiavať dôvernosť údajov, ku ktorým majú prístup zamestnanci. Autorizovaní užívatelia budú dodržiavať tieto normy a organizácie GE vykonajú vhodné disciplinárne opatrenia v súlade s príslušným zákonom, ak dôjde k prístupu k údajom o uchádzačoch, ich spracovaniu alebo použitiu ľubovoľným spôsobom, ktorý nie je v súlade s požiadavkami týchto noriem.
Každá osoba sa môže informovať o type jej údajov o uchádzačoch uložených alebo spracovávaných ľubovoľnou organizáciou GE. Poskytne sa vám prístup k údajom o uchádzačoch podľa zákonných požiadaviek vo vašej domovskej krajine, a to bez ohľadu na miesto spracovávania a uloženia údajov. Organizácia GE spracovávajúca takéto údaje bude spolupracovať pri poskytovaní takéhoto prístupu buď priamo, alebo prostredníctvom inej organizácie GE. Všetky takéto žiadosti o prístup je možné vykonať odoslaním písomnej žiadosti na adresu:
Údaje o uchádzačovi budú dostupné primerane dlhú dobu a spoločnosť GE vám umožní prezrieť si vaše údaje o uchádzačovi po príslušnom upozornení a v primeraných časoch.
Taktiež môžete kontaktovať správcu zodpovedného za ochranu údajov z oddelenia ľudských zdrojov a spýtať sa ho otázky týkajúce sa týchto noriem alebo vašich údajov o uchádzačovi alebo odvolať váš súhlas. Všetky listy odoslané správcovi na akýkoľvek iný účel než vyššie uvedený nebudú zodpovedané a budú skartované.
V prípade zamietnutia prístupu alebo opravy vám bude oznámený dôvod a vykoná sa písomný záznam žiadosti a dôvodu zamietnutia.
Ak preukážete, že účel, na ktorý sa údaje spracovávajú, už nie je v súlade so zákonom alebo vhodný, údaje sa vymažú, pokiaľ sa nevyžaduje inak podľa zákona.
Ak sú akékoľvek údaje o uchádzačoch nepresné alebo neúplné, môžete požiadať o ich úpravu odoslaním nového životopisu s aktualizovanými informáciami (napríklad nová adresa domov alebo zmena mena).
Okrem toho môžete odvolať váš súhlas odoslaním e-mailu na adresu CHR.webmaster@corporate.ge.com.
Spoločnosť GE sa snaží zaručiť konzistentnú a adekvátnu úroveň ochrany údajov o uchádzačoch, ktoré spracovávajú jednotlivé organizácie GE a/alebo sa prenášajú medzi nimi. Prenos údajov o uchádzačoch inej organizácii GE sa považuje za prenos medzi dvomi odlišnými organizáciami, čo znamená, že aj v takýchto „vnútroskupinových“ prípadoch by sa mal prenos údajov vykonávať iba vtedy, ak sú splnené príslušné zákonné požiadavky a ak platí, že:
Organizácie GE nebudú sprístupňovať údaje o uchádzačovi mimo spoločnosť GE za účelom ponúkania akýchkoľvek produktov alebo služieb uchádzačovi na osobnú alebo rodinnú spotrebu („priamy marketing“) bez jeho predchádzajúceho súhlasu.
Obmedzenia v tejto časti sa týkajú iba kontaktných údajov získaných v súvislosti so žiadosťou o pracovné miesto v spoločnosti GE. Netýkajú sa kontaktných údajov získaných v súvislosti so vzťahom so spotrebiteľom alebo zákazníkom.
Niektoré krajiny regulujú vykonávanie automatizovaných rozhodnutí, čo sú rozhodnutia o jednotlivcoch založené výhradne na automatizovanom spracovaní údajov a majú za následok právne účinky, ktoré výrazne ovplyvňujú osoby, ktorých sa týkajú.
V niektorých prípadoch bude uchádzačom o zamestnanie predložený na vyplnenie dotazník, v ktorom budú automatizované rozhodnutia uskutočňované na základe odpovedí uchádzača.
Organizácie GE nevykonávajú okrem obmedzených prípadov (napríklad kontrola prostredníctvom počítača alebo telefónu pre niektoré voľné pracovné pozície v spoločnosti GE) automatizované rozhodnutia s cieľom vyhodnotiť jednotlivcov alebo na iné účely. Pri vykonávaní automatizovaných rozhodnutí sa osobám, ktorých sa týkajú, poskytne možnosť vyjadriť ich názory na príslušné automatizované rozhodnutie kontaktovaním správcu zodpovedného za ochranu údajov v oddelení ľudských zdrojov.
Všetky organizácie GE zaručia dodržiavanie týchto noriem. Všetky osoby, ktoré majú prístup k údajom o uchádzačoch, musia dodržiavať tieto normy. V niektorých krajinách môže porušenie nariadení týkajúcich sa ochrany údajov viesť k pokutám a/alebo náhrade škôd.
Ak daná osoba kedykoľvek dôjde k presvedčeniu, že údaje o uchádzačoch, ktoré sa jej týkajú, boli spracované tak, že boli porušené tieto normy, môže svoje obavy oznámiť správcovi zodpovednému za ochranu údajov v oddelení ľudských zdrojov.
Ak sa obava týka údajného porušenia týchto noriem organizáciou GE, ktorá sídli v inej krajine ako táto osoba alebo vyvážajúca organizácia GE, môže požiadať o pomoc vyvážajúcu organizáciu. Organizácia GE jej pomôže preskúmať okolnosti údajného porušenia. V prípade potvrdenia porušenia budú dovážajúce a vyvážajúce organizácie spolupracovať so všetkými prípadnými ďalšími stranami na vyriešení daného problému uspokojivým spôsobom, ktorý je v súlade s ustanoveniami týchto noriem.
Ak správca zodpovedný za ochranu údajov v oddelení ľudských zdrojov alebo miestna organizácia GE danú záležitosť nevyriešia, môže byť postúpená výboru Employment Data Privacy Committee spoločnosti GE. Výbor spoločnosti GE dohliadajúci na ochranu zamestnaneckých údajov, ktorému predsedá Chief Privacy Leader spoločnosti GE, tvoria nadriadení odborníci na dodržiavanie noriem, ktorí sú nezávislí vzhľadom na obchodný manažment a ktorí majú zodpovednosť za dohľad nad všetkými aspektmi súladu s týmito normami a za riešenie všetkých záležitostí a problémov, ktoré vzniknú v súvislosti s manipuláciou spoločnosti GE s údajmi o uchádzačoch v rámci týchto noriem. Výbor spoločnosti GE dohliadajúci na ochranu zamestnaneckých údajov môžete kontaktovať e-mailom na adrese EmpDataPvcy@corporate.ge.com alebo faxom na čísle +1-203-373-2181. Výbor spoločnosti GE dohliadajúci na ochranu zamestnaneckých údajov oznámi svoje rozhodnutie a všetky prípadné nápravné opatrenia relevantným osobám.
Procesy popísané v týchto normách dopĺňajú všetky ostatné nápravné prostriedky a procesy riešenia sporov poskytované spoločnosťou GE a/alebo dostupné v rámci príslušného zákona.
Aby sa zaručilo lepšie uplatňovanie týchto noriem, Chief Privacy Leader spoločnosti GE spolu s radou Global Privacy Council spoločnosti GE, ktorú tvoria hlavní predstavitelia zodpovední za dodržiavanie súkromia zo všetkých hlavných obchodných odvetví spoločnosti GE, identifikujú uchádzača a postupy spracovania zamestnaneckých údajov, pre ktoré treba vykonať audit. Na tento účel spoločnosť GE poverí svoj zbor Corporate Audit Staff, ktorý je nezávislý od obchodného manažmentu. Členovia audítorského zboru podliehajú viceprezidentovi spoločnosti GE, zboru Corporate Audit Staff, ktorý nezávisle komunikuje s audítorským výborom predstavenstva spoločnosti GE. Hlásenia zistení audítorského zboru sa odošlú na kontrolu a pripomienkovanie komisii Policy Compliance Review Board spoločnosti GE a/alebo rade Global Privacy Council spoločnosti GE. Komisia alebo rada bude vyžadovať akčný plán na zaručenie súladu s týmito normami. V rozsahu, v ktorom sa takéto záležitosti nedajú adekvátne vyriešiť použitím vlastných zdrojov spoločnosti GE, spoločnosť GE súhlasí s ustanovením nezávislej tretej strany na účely vedenie šetrenia alebo auditu akýchkoľvek postupov alebo problémov týkajúcich sa uchádzača alebo zamestnaneckých údajov v rámci týchto noriem.
Okrem školenia zameraného na tieto normy bude spoločnosť GE podávať informácie o týchto normách súčasným a novým zamestnancom ich uverejňovaním na vybratých interných webových lokalitách spoločnosti GE a poskytovaním prepojenia na normy v aplikáciách informačných technológií, v ktorých sa zhromažďujú alebo spracovávajú údaje o uchádzačoch.
Spoločnosť GE si vyhradzuje právo na úpravu týchto noriem podľa potreby, napríklad na zabezpečenie súladu so zmenami zákonov, nariadeniami, predpismi a postupmi spoločnosti GE alebo požiadavkami vznesenými úradmi na ochranu údajov. Chief Privacy Leader spoločnosti GE zodpovedný za dodržiavanie súkromia alebo ním určená osoba musí schváliť všetky zmeny noriem pred nadobudnutím ich účinnosti. Ak spoločnosť GE vykoná zmeny noriem, spoločnosť GE odošle normy na opätovné schválenie, pokiaľ to vyžaduje zákon. Spoločnosť GE bude informovať svojich zamestnancov a ďalšie osoby (napríklad osoby pristupujúce na webové lokality spoločnosti GE pri zadávaní údajov o uchádzačoch, ako sú napríklad informácie týkajúce sa žiadosti o zamestnanie) o všetkých zmenách noriem. Spoločnosť GE uverejní všetky zmeny noriem na relevantných interných a externých webových lokalitách.
V súčinnosti s implementáciou týchto noriem budú všetky existujúce medziskupinové zmluvy a príslušné smernice spoločnosti zamerané na dodržiavania súkromia a týkajúce sa spracovania údajov o uchádzačoch nahradené ustanoveniami týchto noriem. Všetky strany zúčastnené na takýchto zmluvách budú upozornené na dátum začatia platnosti noriem.
Spoločnosť GE odpovie aktívne a vhodne na žiadosti od úradov na ochranu údajov týkajúce sa týchto noriem alebo súladu s príslušnými zákonmi a nariadeniami na ochranu údajov a dodržiavanie súkromia. Zamestnanci spoločnosti GE, ktorí prijmú takéto žiadosti, musia kontaktovať svojho miestneho manažéra pre ľudské zdroje alebo podnikovú právnu radu. Spoločnosť GE poskytne úradom na ochranu údajov na základe ich žiadosti mená a kontaktné informácie príslušných kontaktných osôb. S ohľadom na prenos údajov o uchádzačoch medzi organizáciami GE budú dovážajúce a vyvážajúce organizácie GE (i) spolupracovať s informačnými kanceláriami úradu na ochranu údajov zodpovedného za organizáciu vyvážajúcu údaje, a (ii) rešpektovať jeho rozhodnutia v súlade s príslušnými zákonmi a zákonným procesným právom.
Práva a záväzky s ohľadom na údaje o uchádzačoch zhromaždené v rámci EÚ/EHP a spracované na inom mieste
Navyše k akýmkoľvek právam a záväzkom, ktoré sú stanovené v normách na ochranu údajov o uchádzačoch spoločnosti GE („normy“) alebo ktoré existujú inak, budú pre údaje o uchádzačoch zhromaždené organizáciami GE v Európskej únii alebo v Európskom hospodárskom priestore a spracované na inom mieste platiť nasledujúce princípy stanovené na základe smernice 95/46/EC („Európska smernica na ochranu údajov“). V súdnych okresoch, v ktorých platí tento dodatok, sa ustanovení tohto dodatku týkajú aj vykonávacie práva a mechanizmy uvedené v normách. Nasledujúce ustanovenia neslúžia na zaručenie ďalších práv zamestnancom alebo vytvorenie ďalších záväzkov iných než tých, ktoré sú už poskytované v rámci Európskej smernice na ochranu údajov: