GE
L'obiettivo della presente disciplina per la protezione dei dati dei candidati è quello di fornire una tutela adeguata e coerente nella gestione di questi dati da parte delle società GE.
Le informazioni identificabili come personali fornite da un candidato a un posto di lavoro ad una società GE ("Dati del candidato", "Dati dei candidati" o "Dati") verranno utilizzate a scopo di assunzione e i Dati verranno protetti in conformità alle direttive GE descritte di seguito e alla legislazione vigente.
Fornendo i propri Dati, si conferma e si accetta quanto segue:
L'assenso del candidato è necessario per completare la procedura di invio dei dati. In caso contrario, fare clic sul pulsante “x” nell'angolo superiore destro e la procedura verrà interrotta.
Salvo indicazione diversa, la presente disciplina non fa parte dei contratti di lavoro offerti, dove applicabile, ai candidati prescelti.
La presente disciplina è applicabile a tutte le società GE responsabili del trattamento dei Dati dei candidati.
Il trattamento si riferisce a qualsiasi azione eseguita sui Dati del candidato, interamente o parzialmente, mediante mezzi automatizzati, quali la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la memorizzazione, la modifica, l'utilizzo, la divulgazione o l'eliminazione di tali dati.
I Dati del candidato vengono definiti come informazioni identificabili relativi alla propria persona forniti dal candidato stesso o da terzi (per contro proprio o di GE) nel contesto delle domande di assunzione per un posto di lavoro presso una società GE.
La presente disciplina non riguarda i dati resi anonimi o nei quali vengono utilizzati pseudonimi. I dati diventano anonimi se le singole persone non sono più identificabili oppure sono identificabili solamente con un impiego sproporzionato di tempo, costi e lavoro. L'utilizzo di pseudonimi implica la sostituzione di nomi o di altri elementi identificativi con dei nomi sostitutivi in modo che l'identificazione delle singole persone diventi impossibile o considerevolmente più difficile. Se i Dati resi anonimi non sono più anonimi (ossia, le singole persone diventano nuovamente identificabili) oppure se vengono utilizzati pseudonimi che consentono l'identificazione delle persone, la presente disciplina è nuovamente applicabile.
La presente disciplina è stata messa a punto per fornire uno standard minimo di conformità per tutte le società GE per la protezione dei Dati dei candidati a livello internazionale. GE è consapevole che alcune normative possono richiedere standard più rigorosi di quelli descritti nella presente disciplina. Le società GE gestiranno i Dati del candidato in conformità alle normative locali in vigore nel luogo dove vengono elaborati i Dati del candidato. Nei casi in cui le normative locali forniscono un livello di protezione dei Dati del candidato inferiore rispetto a quello stabilito dalla presente disciplina, verranno applicate le disposizioni della disciplina.
GE rispetta i diritti di privacy e gli interessi di tutti i singoli individui. Le società GE rispetteranno i seguenti principi per il trattamento dei Dati dei candidati:
È possibile utilizzare vari metodi per inviare i propri Dati del candidato a GE. Tali metodi possono includere: (a) invio mediante posta elettronica o su carta al personale GE; (b) invio on-line dei Dati del candidato elaborati da un provider di servizi esterno in un database elettronico negli Stati Uniti accessibile dal personale autorizzato GE; oppure (c) mediante domanda di assunzione presso GE.
GE si riserva la facoltà di raccogliere periodicamente ulteriori informazioni dietro consenso del candidato o in conformità alle disposizioni di legge applicabili. Ad esempio, GE può raccogliere le impressioni e le opinioni dei candidati (ad esempio tramite questionari) a scopi aziendali, quali l'ottimizzazione dei processi. I candidati possono rispondere a tali questionari volontariamente oppure possono decidere di non rispondere; in questo caso non subiranno rappresaglie per tale decisione. Le presenti Direttive saranno applicabili a qualsiasi ulteriore informazione raccolta, incluse le risposte a tali questionari.
GE e le società GE elaborano i Dati dei candidati per scopi legittimi nell'ambito delle risorse umane. Tale trattamento verrà condotto entro i limiti di tale scopo e in conformità alle disposizioni di legge. Tra questi scopi principali vi sono:
Identificazione e/o valutazione dei candidati per posizioni lavorative presso GE; decisioni relative all'assunzione di personale; archiviazione adeguata delle procedure di assunzione; analisi dei processi di assunzione e dei risultati e conduzione di ricerche in background, dove consentito dalla legge (gli "Scopi").
Se una società GE elabora i Dati dei candidati per scopi che vanno oltre quelli descritti sopra, la società GE responsabile del nuovo scopo si impegna di informare i candidati di tali scopi relativamente all'utilizzo dei Dati e delle categorie dei destinatari di tali Dati.
I Dati saranno accessibili e verranno elaborati da persone coinvolte nel processo di assunzione per GE e che hanno la legittima necessità di accedere ed elaborare i Dati per gli Scopi illustrati.
I Dati dei candidati che verranno elaborati includono:
Nei casi limitati in cui una società GE necessiti di raccogliere dei Dati speciali (ad esempio contenenti informazioni personali relative a razza o origine etnica, opinioni politiche, credo religioso o politico, appartenenza a sindacati, cartelle o esami clinici, o fedina penale), la società GE si impegna a informare la persona della raccolta e del trattamento di tali dati. Se richiesto dalla legge, sarà necessario ottenere il consenso esplicito della persona per il trattamento e in particolare il trasferimento di tali dati a organizzazioni esterne a GE. Verranno offerte misure di protezione e sicurezza adeguate (ad esempio dispositivi per la sicurezza fisica, crittografia e restrizioni di accesso) a seconda della natura di tali categorie di dati e dei rischi associati all'utilizzo previsto.
Le società GE si impegnano a prendere i necessari provvedimenti di natura tecnica, fisica e organizzativa per proteggere i Dati dei candidati contro accessi non autorizzati, trattamenti illeciti, perdita o danni accidentali e distruzione non autorizzata.
Per garantire la protezione dei Dati dei candidati contro accessi non autorizzati da parte di terzi al di fuori di GE, tutti i Dati dei candidati in forma elettronica in possesso delle società GE vengono mantenuti in sistemi protetti mediante architetture di rete sicure, dotate di firewall e sistemi di rilevazione delle intrusioni. Per evitare l'eliminazione o la distruzione accidentale dei dati, a intervalli regolari viene eseguito il backup dei server nei quali sono memorizzati i Dati dei candidati (ossia, i dati vengono memorizzati su altri supporti separati). I server sono alloggiati in strutture con sistemi di sicurezza e antincendio a risposta rapida.
Le società GE limitano l'accesso ai sistemi interni contenenti i Dati dei candidati a un gruppo selezionato di utenti autorizzati, che hanno accesso a tali sistemi mediante un ID e una password univoci. L'accesso ai Dati dei candidati è limitato e consentito agli utenti per lo svolgimento delle loro mansioni lavorative (ad esempio, il responsabile delle risorse umane può avere bisogno di accedere alle informazioni di contatto del candidato, per fissare la data di un colloquio). L'osservanza di tali disposizioni sarà richiesta anche agli amministratori di terze parti che potrebbero avere accesso ai Dati dei candidati, come descritto nella SEZIONE XI. TRASFERIMENTO DEI DATI.
GE organizzerà dei corsi di formazione sugli scopi leciti e previsti per il trattamento dei Dati dei candidati, sulla necessità di proteggere i dati e di mantenerli precisi e aggiornati e sulla necessità di garantire la riservatezza dei Dati ai quali i dipendenti hanno accesso. Gli utenti autorizzati sono tenuti a osservare la presente disciplina e, qualora i Dati dei candidati vengano visualizzati, elaborati e utilizzati per qualsiasi motivo che non sia compatibile con le disposizioni della presente disciplina, le società GE prenderanno le necessarie azioni disciplinari, in conformità alle norme vigenti.
Chiunque può indagare sulla natura dei propri Dati del candidato memorizzati o elaborati da qualsiasi società GE. Verrà fornito accesso ai propri Dati, in base alle norme vigenti del Paese di residenza, indipendentemente dal luogo in cui i dati sono elaborati o memorizzati. Le società GE addette al trattamento di tali dati collaboreranno per fornire tale accesso direttamente o tramite un'altra società GE. Tutte le richieste di accesso devono essere inviate per iscritto a:
I dati dei candidati saranno accessibili per un periodo di tempo ragionevole e GE consentirà di visualizzare i propri Dati dietro un preavviso ragionevole e in orari ragionevoli.
Inoltre è possibile contattare l'Human Resources Data Protection Administrator per quesiti relativi alla presente disciplina o ai propri Dati oppure per ritirare il proprio consenso. A qualsiasi corrispondenza inviata all'amministratore per scopi diversi da quanto illustrato sopra non verrà data risposta e verrà cestinata.
Se l'accesso o la rettifica viene negata, viene comunicato il motivo di tale diniego e viene redatto un documento scritto relativo alla richiesta e al diniego.
Se si dimostra che lo scopo per il quale i dati vengono elaborati non è più lecito o adeguato, i dati verranno eliminati, a meno che le norme vigenti non richiedano diversamente.
Se i Dati del candidato non sono precisi o completi, è possibile richiedere che tali dati vengano corretti inviando un nuovo curriculum vitae aggiornato (ad esempio, con il nuovo indirizzo o con il nome modificato).
Inoltre, per annullare il proprio consenso, è possibile inviare un messaggio di posta elettronica a CHR.webmaster@corporate.ge.com.
GE si adopera per garantire un livello uniforme e adeguato di protezione dei Dati dei candidati elaborati e/o trasferiti tra società GE. Il trasferimento dei Dati dei candidati a un'altra società GE viene considerato come un trasferimento tra due società diverse, il che significa che anche nei casi di trasferimento all'interno del gruppo, il trasferimento di dati verrà eseguito solamente se le disposizioni di legge applicabili vengono osservate e se:
Le società GE non divulgheranno i Dati dei candidati al di fuori di GE allo scopo di offrire prodotti o servizi a un candidato per uso personale o familiare ("marketing diretto") senza il previo consenso del candidato stesso.
Le limitazioni delineate nella presente sezione si riferiscono solo ai dati di contatto ottenuti nel contesto delle domande di impiego per un posto di lavoro presso GE. Non sono applicabili ai dati di contatto ottenuti nel contesto di una relazione con un consumatore o cliente.
In alcuni Paesi è prevista la regolamentazione delle decisioni automatizzate, ossia decisioni sulle persone prese esclusivamente in base al trattamento automatizzato dei dati che possono avere conseguenze legali significative per le persone coinvolte.
In alcune circostanze, ai candidati ai posti di lavoro verrà chiesto di completare un questionario nel quale le decisioni automatizzate verranno prese in base alle risposte del candidato.
Fatta eccezione per alcune circostanze limitate, (ad esempio, il vaglio mediante computer o telefono per alcune posizioni lavorative disponibili in GE), le società GE non si avvalgono di decisioni automatizzate per valutare i candidati o per qualsiasi altro scopo. Se vengono prese delle decisioni automatizzate, alle persone in questione verrà offerta l'opportunità di esprimere il proprio parere su tale decisione contattando l'Human Resources Data Protection Administrator.
Tutte le società GE garantiranno l'osservanza della presente disciplina. Tutte le persone che hanno accesso ai Dati dei candidati devono attenersi a questa disciplina. In alcuni Paesi la violazione della normativa per la protezione dei dati può portare a sanzioni penali e/o a richieste di risarcimento di danni.
Se, in qualsiasi momento, una persona ritiene che i propri Dati siano stati elaborati in violazione della presente disciplina, può riferire la questione all'Human Resources Data Protection Administrator.
Se la questione si riferisce a una presunta violazione della presente disciplina da parte di una società GE in un Paese diverso da quello della persona o della società GE che ha trasmesso i Dati, la persona può richiedere l'assistenza di tale società. Tale società GE sarà di ausilio nell'investigare le circostanze della presunta violazione. Se la violazione viene confermata, le società che ha trasmesso i dati e quella che li ha ricevuti collaboreranno con tutte le altre parti in questione per risolvere la questione in modo soddisfacente e in conformità alle disposizioni della presente disciplina.
Se l'Human Resources Data Protection Administrator o la società GE locale non risolvono la questione, questa può essere portata all'attenzione del comitato per la tutela dei dati di assunzione (Employment Data Privacy Committee). Tale comitato, presieduto dal Chief Privacy Leader di GE, è composto da specialisti esperti in materia di conformità, indipendenti rispetto alla gestione di qualsiasi attività aziendale e responsabili del controllo di tutti gli aspetti della conformità alla presente disciplina e della risoluzione di tutte le questioni e problematiche derivanti dalla gestione da parte di GE dei Dati dei candidati ai sensi della presente disciplina. È possibile contattare il comitato Employment Data Privacy Committee per posta elettronica all'indirizzo EmpDataPvcy@corporate.ge.com o via fax al numero +1-203-373-2181. Il comitato comunicherà la propria decisione e i relativi provvedimenti a tutte le persone coinvolte.
I processi descritti nella presente disciplina integrano qualsiasi altro provvedimento e processo di risoluzione delle vertenze forniti da GE e/o disponibili ai sensi di legge.
Per garantire ulteriormente l'osservanza della presente disciplina, il Chief Privacy Leader di GE, insieme al Global Privacy Council di GE, composto da funzionari esperti in materia di riservatezza dei dati provenienti da tutti i principali settori di attività di GE, hanno il compito di identificare le procedure di gestione dei dati di assunzione e dei candidati che devono essere sottoposte a controllo. GE affiderà tale incarico al personale addetto alla revisione contabile aziendale, che è indipendente rispetto alla gestione di qualsiasi attività aziendale. Il personale addetto alla revisione contabile riferisce al Vicepresidente di GE, Corporate Audit Staff, che ha accesso a una linea di comunicazione indipendente con il comitato di revisione contabile del consiglio di amministrazione di GE. I rapporti stilati dal personale addetto alla revisione verranno sottoposti all'attenzione del comitato Policy Compliance Review Board di GE e/o al consiglio Global Privacy Council che prenderanno i provvedimenti del caso. Il comitato o il consiglio metterà a punto un piano di azione per garantire la conformità alla presente disciplina. Nei casi in cui le vertenze non possono essere risolte in maniera adeguata mediante le risorse di GE, GE concorda di nominare una terza parte indipendente che avrà il compito di condurre un'indagine/revisione delle procedure o delle questioni che riguardano il candidato o i Dati di assunzione ai sensi della presente disciplina.
Oltre alla formazione specifica per la presente disciplina, GE comunicherà la disciplina ai dipendenti nuovi e attuali, pubblicandole su appositi siti Web interni di GE e fornendo un collegamento alla disciplina mediante applicazioni informatiche nelle quali i Dati dei candidati vengono raccolti o elaborati.
GE si riserva il diritto, se necessario, di modificare la presente disciplina, ad esempio per conformarsi a modifiche legislative, di normative, prassi e procedure di GE o a requisiti imposti dalle autorità responsabili della protezione dei dati. Il Chief Privacy Leader di GE o la persona designata, deve approvare tutte le modifiche alla disciplina affinché entrino in vigore. Qualora GE apporti delle modifiche alla disciplina, se richiesto ai sensi di legge, dovrà ottenere l'approvazione di tale disciplina. GE informerà i dipendenti GE e qualsiasi altra persona interessata (ad esempio, persone che accedono ai siti Web di GE per immettere i propri dati sotto forma di informazioni per domande di assunzione) di qualsiasi modifica sostanziale apportata alla disciplina. GE pubblicherà tutti i cambiamenti alla disciplina nei siti Web interni ed esterni pertinenti.
Con l'implementazione della presente disciplina, tutti gli accordi esistenti all'interno del gruppo e tutte le direttive aziendali applicabili sulla privacy relative al trattamento dei Dati dei candidati verranno sostituiti dalle disposizioni della presente disciplina. Tutte le parti di tali accordi verranno informate della data di entrata in vigore della disciplina.
GE risponderà in maniera diligente e adeguata alle richieste delle autorità addette alla protezione dei dati riguardanti la disciplina o la conformità alla legislazione o alle normative sulla privacy o sulla protezione dei dati. I dipendenti GE che ricevono tali richieste devono contattare il responsabile delle risorse umane locale o il consulente legale aziendale. Su richiesta, GE fornirà alle autorità addette alla protezione dei dati i nomi e i dettagli di contatto delle persone in questione. Per quanto riguarda il trasferimento dei Dati dei candidati tra società GE, le società GE che inviano e che ricevono i dati (i) collaboreranno con l'autorità addetta alla protezione dei dati, responsabile della società che invia i Dati e (ii) ne rispetteranno le decisioni, in conformità alle disposizioni di legge e ai diritti "due process" (di essere interpellati).
Diritti e obblighi relativi ai Dati dei candidati raccolti all'interno dell'UE/AEE ed elaborati altrove
Oltre ai diritti e agli obblighi stabiliti nella disciplina per la protezione dei Dati dei candidati di GE o altrimenti esistenti, i seguenti principi fissati alla luce della Direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati personali verranno applicati ai Dati dei candidati raccolti dalle società GE all'interno dell'Unione europea/Area economica europea ed elaborati altrove. Nelle giurisdizioni in cui è applicabile la presente Appendice, i diritti e i meccanismi di applicazione illustrati nella disciplina si applicano anche alle disposizioni della presente Appendice. Con le seguenti disposizioni non si intende concedere ai dipendenti ulteriori diritti o stabilire ulteriori obblighi oltre a quelli già previsti dalla direttiva europea sulla protezione dei dati personali: