GE
Ziel dieser Datenschutzstandards für persönliche Bewerberdaten ("Standards") ist es, eine angemessene und konsistente Absicherung für die Handhabung von Bewerberdaten durch GE Unternehmen zu schaffen.
Die durch Sie mit der Bewerbung für eine Tätigkeit bei GE übermittelten persönlichen Daten (nachfolgend als "Bewerberdaten" oder "Daten" bezeichnet) werden ausschließlich im Rahmen des Einstellungsverfahrens verwendet und in Übereinstimmung mit den nachfolgend beschriebenen GE-Standards für Bewerberdaten und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen geschützt.
Mit der Übermittlung Ihrer Bewerberdaten bestätigen Sie und sind damit einverstanden, dass:
Ihr Einverständnis ist für eine Teilnahme am Einstellungsverfahren erforderlich. Erklären Sie sich nicht einverstanden, dann klicken Sie auf die Schaltfläche "x" in der rechten unteren Ecke und das Einstellungsverfahren wird beendet.
Diese Standards sind, soweit nicht anderweitig genannt, nicht Bestandteil eines Anstellungsvertrages, der erfolgreichen Kandidaten angeboten wird.
Diese Standards gelten für alle GE Unternehmen, die Bewerberdaten verarbeiten.
Der Begriff Verarbeitung bezieht sich auf einen beliebigen vollständig oder teilweise automatisierten Vorgang, der auf Bewerberdaten ausgeführt wird (z.B. Sammeln, Aufzeichnen, Strukturieren, Speichern, Ändern, Nutzen, Veröffentlichen solcher Daten).
Bewerberdaten sind identifizierbare Informationen über Ihre Person, die Sie oder jemand anders (an Ihrer oder GE’s Stelle) im Rahmen einer Bewerbung für eine Stelle bei GE zur Verfügung stellen.
Diese Standards gelten nicht für anonyme Daten, sowie in Fällen, in denen Pseudonyme verwendet werden. Daten gelten als anonym, wenn die entsprechende Person nicht mehr identifizierbar oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand an Zeit, Kosten oder Arbeit identifizierbar ist. Bei der Verwendung von Pseudonymen werden Namen oder andere persönliche Merkmale so ersetzt, dass die Identifizierung einzelner Personen entweder unmöglich oder zumindest erheblich schwieriger ist.Sind Daten nicht mehr anonym (d.h. sind einzelne Personen wieder identifizierbar) oder lassen die verwendeten Pseudonyme die Identifizierung einzelner Personen zu, gelten diese Standards wieder.
Diese Standards stellen einen allgemeinen Mindeststandard für jedes GE Unternehmen im Hinblick auf den weltweiten Schutz von Bewerberdaten dar. GE erkennt an, dass manche Gesetze strengere Anforderungen als die in diesen Standards beschriebenen stellen. GE Unternehmen handhaben Bewerberdaten unter Beachtung der rechtlichen Bestimmungen, die an dem Ort gelten, an dem die Bewerberdaten verarbeitet werden. Bietet das vor Ort geltende Recht einen geringeren Schutz von Bewerberdaten als den durch diese Standards gebotenen, gelten die Anforderungen der Standards.
GE respektiert Ihr Recht auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten und Interessen und beachtet bei der Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten folgende Grundsätze:
Sie können für die Übermittlung Ihrer Bewerberdaten an GE unterschiedliche Methoden nutzen: (a) E-Mail oder direkte Übergabe an einen GE-Repräsentanten; (b) Online-Einspeisung durch einen Serviceanbieter in eine elektronische Datenbank in den USA, auf die das GE-Personal Zugriff hat, oder (c) die GE-Bewerbungsformulare.
Mit Ihrem Einverständnis oder in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen kann GE gelegentlich weitere Informationen sammeln.GE sammelt beispielsweise Ihre Rückmeldungen und Meinungen (z.B. in Form von Umfragen) zu geschäftlichen Zwecken, etwa zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. Die Teilnahme an solchen Umfragen erfolgt freiwillig. Die Ablehnung der Teilnahme ist nicht mit negativen Konsequenzen verbunden. Diese Standards gelten für alle weiteren Informationserhebungen, einschließlich solcher aus Umfragen.
GE und GE Unternehmen verarbeiten Bewerberdaten nur zu zulässigen personalwirtschaftlichen Zwecken. Die Verarbeitung erfolgt unter Einhaltung der entsprechenden Einschränkungen und geltenden rechtlichen Bestimmungen. Folgende Zwecke gelten als zulässig:
Identifizieren und/oder Einschätzen von Bewerbern für Stellen bei GE; Treffen einer Entscheidung über die Einstellung einer Person; Aufrechterhalten einer Buchführung über Einstellungspraktiken; Analyse von Einstellungsvorgang und -ergebnissen sowie Durchführen von Hintergrundrecherchen, soweit gesetzlich gestattet (die "Zwecke").
Verarbeitet ein GE Unternehmen Ihre Bewerberdaten zu anderen als den oben genannten Zwecken, werden Sie über den Umfang der Verwendung sowie die Empfänger der Daten in Kenntnis gesetzt.
Der Zugriff und die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt durch Personen, die am Einstellungsverfahren bei GE beteiligt sind und die einen legitimen Grund für den Zugriff sowie die Verarbeitung besitzen.
Bewerberdaten umfassen:
Sollte ein GE Unternehmen Sonderdaten (z.B. Informationen über Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse oder politische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Krankengeschichte oder polizeiliches Führungszeugnis) erfassen müssen, wird die betroffene Person über eine solche Erfassung und Verarbeitung informiert. Falls dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wird die ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen bezüglich der Verarbeitung sowie insbesondere der Übertragung solcher Daten an Dritte eingeholt. Angemessene Sicherheits- und Schutzmaßnahmen (z.B. physische Sicherheitsgeräte, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkung) werden abhängig von der Art der Daten und den mit der beabsichtigten Verwendung verbundenen Risiken zur Verfügung gestellt.
GE Unternehmen sind bestrebt, angemessene technische, physische und organisatorische Vorkehrungen zum Schutz vor unbefugtem Zugang, illegaler Verarbeitung, Verlust, Beschädigung oder unbefugter Zerstörung der Daten zu treffen.
Zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Bewerberdaten durch Dritte außerhalb von GE werden alle elektronischen Bewerberdaten auf Systemen gespeichert, die durch sichere Netzwerkarchitekturen mit Firewalls und Eindringschutz ausgestattet sind. Von den Servern, auf denen die Bewerberdaten gespeichert sind, werden regelmäßige "Backups" erstellt (d.h., die Daten werden auf einem separaten Datenträger gespeichert), um die nachteiligen Folgen einer unabsichtlichen Löschung oder Zerstörung der Daten zu vermeiden. Die Server befinden sich in Räumlichkeiten mit umfangreichen Sicherheits-, Brandmeldungs- und Brandbekämpfungssystemen.
GE Unternehmen beschränken den Zugriff auf solche internen Systeme, auf denen Bewerberdaten gespeichert werden, auf eine ausgewählte Gruppe befugter Benutzer, die über einen eindeutigen Benutzernamen und ein Kennwort Zugriff auf diese Systeme erhalten. Der Zugriff auf Bewerberdaten ist solchen Personen lediglich zum Zweck der Erfüllung ihrer Arbeitsaufgabe gestattet (z.B. benötigt ein Personalleiter die Kontaktinformationen des Bewerbers, um ein Vorstellungsgespräch zu planen). Die Einhaltung dieser Bestimmungen wird außerdem von Dritten verlangt, die auf bestimmte Bewerberdaten zugreifen (siehe Abschnitt XI: Übertragen von Daten).
GE wird Schulungen abhalten zu den zulässigen und vorgesehenen Zwecken der Verarbeitung von Bewerberdaten, der Notwendigkeit, Daten zu schützen und zu aktualisieren, sowie der Notwendigkeit, die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, auf die Angestellte Zugriff haben. Befugte Benutzer werden diese Standards beachten. GE Unternehmen werden im Rahmen der geltenden rechtlichen Bestimmungen Disziplinarmaßnahmen ergreifen, falls Bewerberdaten auf eine Weise erfasst, verarbeitet oder verwendet werden, die den Anforderungen dieser Standards widerspricht.
Jede betroffene Person kann anfragen, welche Bewerberdaten über sie durch ein GE Unternehmen gespeichert oder verarbeitet werden. Sie erhalten Zugriff auf Bewerberdaten im Rahmen der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen Ihres Heimatlandes, unabhängig vom Standort der Datenverarbeitung und -speicherung. GE Unternehmen, die solche Daten verarbeiten, werden Ihnen diesen Zugriff entweder direkt oder über ein anderes GE Unternehmen gewähren. Senden Sie eine schriftliche Anfrage auf Zugriff an:
Die Bewerberdaten werden Ihnen für einen angemessenen Zeitraum zugänglich gemacht und GE wird Sie vorab informieren, zu welchen Zeiten Sie die Bewerberdaten einsehen können.
Sie können sich auch an den Human Resources Data Protection Administrator wenden, wenn Sie Fragen zu diesen Standards bzw. Ihren Bewerberdaten haben oder Ihr Einverständnis zurückziehen möchten. Bitte wenden Sie sich nur aus den oben genannten Gründen an den Administrator. Schreiben anderen Inhalts werden nicht beantwortet.
Werden Zugriff oder Richtigstellung verweigert, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt. Außerdem wird die Anfrage und der Grund der Verweigerung schriftlich festgehalten.
Wenn Sie nachweisen können, dass der Zweck, zu dem die Daten verarbeitet werden, nicht mehr zulässig oder angemessen ist, werden die Daten gelöscht, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Sollten Bewerberdaten ungenau oder unvollständig sein, können Sie um eine Änderung der Daten bitten, indem Sie einen neuen Lebenslauf mit den aktualisierten Informationen (z.B. neuer Anschrift oder geändertem Namen) einsenden.
Außerdem können Sie eine E-Mail an CHR.webmaster@corporate.ge.com senden, um Ihr Einverständnis zurückzuziehen.
GE bemüht sich um einen konsistenten und angemessenen Schutz der Bewerberdaten, die von GE Unternehmen verarbeitet und/oder zwischen diesen übertragen werden. Eine Übertragung von Bewerberdaten an ein anderes GE Unternehmen wird als Übertragung zwischen zwei unterschiedlichen juristischen Personen angesehen. Dies bedeutet, dass auch in solchen "gruppeninternen" Fällen eine Datenübertragung nur ausgeführt werden darf, wenn die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind und:
Ohne ausdrückliches vorheriges Einverständnis des Bewerbers geben GE Unternehmen Bewerberdaten nicht an Personen außerhalb von GE weiter, um den Bewerbern Produkte oder Dienstleistungen zur persönlichen oder familiären Nutzung ("Direktmarketing") anzubieten.
Die Einschränkungen in diesem Abschnitt gelten nur für Kontaktinformationen, die im Rahmen der Bewerbung für eine Stelle bei GE gesammelt wurden. Für Kontaktinformationen, die im Zusammenhang mit einer Verbraucher- oder Kundenbeziehung gesammelt wurden, gelten sie nicht.
In manchen Ländern gelten Bestimmungen für automatisierte Entscheidungen, also Entscheidungen über eine Person, die lediglich auf der automatisierten Verarbeitung von Daten basieren und die beträchtliche rechtliche Effekte für den Betroffenen erzeugen.
In bestimmten Fällen werden Stellensuchende gebeten, einen Fragebogen auszufüllen. Es werden dann automatisierte Entscheidungen anhand der Antworten des Bewerbers getroffen.
Mit Ausnahme bestimmter Fälle (z.B. der Erfassung über Computer oder Telefon für bestimmte offene Stellen bei GE) treffen GE Unternehmen keine automatisierten Entscheidungen, um Einzelpersonen zu testen oder zu sonstigen Zwecken. Werden automatisierte Entscheidungen getroffen, erhalten die betroffenen Personen Gelegenheit, sich zu der automatisierten Entscheidung zu äußern, indem Sie sich an den Human Resources Data Protection Administrator wenden.
Alle GE Unternehmen gewährleisten, dass diese Standards beachtet werden. Alle Personen, die Zugriff auf Bewerberdaten haben, müssen diese Standards beachten. In manchen Ländern können Verletzungen von Datenschutzbestimmungen Geldstrafen und/oder Schadensersatzforderungen zur Folge haben.
Ist eine Person der Meinung, dass bei der Verarbeitung ihrer Bewerberdaten diese Standards missachtet wurden, kann sie ihren Verdacht dem Human Resources Data Protection Administrator mitteilen.
Bezieht sich der Verdacht auf eine angebliche Missachtung dieser Standards durch ein GE Unternehmen, das sich in einem anderen Land als die Person oder das exportierende GE Unternehmen(???) befindet, kann es die Unterstützung des exportierenden Unternehmens anfordern. Dieses GE Unternehmen wird bei der Untersuchung der Umstände der angeblichen Missachtung behilflich sein. Bestätigt sich die Missachtung, werden die exportierenden und importierenden Unternehmen mit anderen Parteien zusammenarbeiten, um die Angelegenheit in einer Weise zu lösen, die den Bestimmungen dieser Standards entspricht.
Kann der Human Resources Data Protection Administrator oder das GE Unternehmen vor Ort den Verdacht nicht aufklären, kann dieser an das Employment Data Privacy Committee von GE weitergeleitet werden. Das Employment Data Privacy Committee unter dem Vorsitz von GEs Chief Privacy Leader besteht aus führenden Experten, die vom geschäftsführenden Management unabhängig sind und die Verantwortung für die Einhaltung dieser Standards sowie für die Lösung aller Probleme tragen, die im Zusammenhang mit der Handhabung von Bewerberdaten durch GE unter diesen Standards entstehen. Sie können sich an das Employment Data Privacy Committee unter der E-Mail-Adresse EmpDataPvcy@corporate.ge.com bzw. der Faxnummer +1-203-373-2181 wenden. Das Employment Data Privacy Committee teilt seine Entscheidung sowie die daraus resultierenden Maßnahmen allen beteiligten Personen mit.
Die in diesen Standards beschriebenen Verfahren ergänzen andere Maßnahmen und Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten, die von GE angeboten werden oder nach geltendem Gesetz bestehen.
Um die Durchsetzung dieser Standards zu gewährleisten, wählt der Chief Privacy Leader sowie der Global Privacy Council von GE, der aus führenden Datenschutzbeauftragten der einzelnen Unternehmen von GE bestehet, Bewerber- und Einstellungsdatenverfahren aus, die geprüft werden sollen. Zu diesem Zweck setzt GE Mitarbeiter seines Corporate Audit Staff ein, die vom geschäftsführenden Management unabhängig sind. Mitarbeiter des Audit Staff unterstehen dem Corporate Audit Staff des Vice President von GE, zu dem ein unabhängiger Nachrichtenweg zum Audit Committee des Board of Directors von GE besteht. Berichte über die Ergebnisse des Audit Staff werden an GEs Policy Compliance Review Board und/oder GEs Global Privacy Council zur Prüfung und Reaktion weitergeleitet. Das Board oder der Council benötigen einen Aktionsplan, um die Beachtung dieser Standards zu gewährleisten. Sollten diese Vorgänge mit den Ressourcen von GE nicht ordnungsgemäß gehandhabt werden können, erklärt sich GE bereit, eine unabhängige dritte Partei zu bestimmen, die Nachforschungen/Prüfungen von Vorgängen oder Problemen durchführt, die Bewerber- oder Einstellungsdaten unter diesen Standards betreffen.
Neben den Schulungen über diese Standards, gibt GE Informationen über diese Standards an gegenwärtige und neue Angestellte weiter, indem diese auf ausgewählten internen GE-Web sites veröffentlicht werden. Außerdem wird ein Link zu den Standards bei IT-Bewerbungen, bei denen Bewerberdaten erfasst und verarbeitet werden, eingerichtet.
GE behält sich das Recht vor, diese Standards bei Bedarf zu ändern (z.B. um Änderungen von Gesetzen, Bestimmungen, GE-Praktiken und -Verfahren oder von durch Datenschutzbehörden geforderten Bestimmungen Folge zu leisten). Der GE Chief Privacy Leader oder dessen Vertreter müssen alle Änderungen an den Standards genehmigen, damit sie in Kraft treten können. Nimmt GE Änderungen an den Standards vor, werden sie zur erneuten Prüfung vorgelegt, falls dies gesetzlich erforderlich ist. GE informiert Angestellte von GE und andere Personen (z.B. Personen, die Bewerberdaten auf GE-Web sites eingeben) über Änderungen an den Standards. Alle Änderungen an den Standards werden auf den entsprechenden internen und externen Web sites veröffentlicht.
Sobald diese Standards implementiert wurden, werden alle vorhandenen gruppeninternen Vereinbarungen und geltenden Datenschutzrichtlinien des Unternehmens, die sich auf die Verarbeitung von Bewerberdaten beziehen, durch die Bedingungen dieser Standards außer Kraft gesetzt. Alle an solchen Vereinbarungen beteiligten Parteien werden über das Implementierungsdatum der Standards in Kenntnis gesetzt.
GE reagiert gewissenhaft und angemessen auf Anfragen von Datenschutzbehörden bezüglich dieser Standards bzw. der Einhaltung geltender Datenschutzgesetze und -bestimmungen. Angestellte von GE, die solche Anfragen erhalten, sollten sich an ihren örtlichen Personalleiter oder Rechtsberater des Unternehmens wenden. GE wird auf Anfrage Namen und Kontaktinformationen entsprechender Ansprechpartner an Datenschutzbehörden weiterleiten. Im Hinblick auf den Transfer von Bewerberdaten zwischen GE Unternehmen werden die übernehmenden und weiterleitenden GE Unternehmen (i) mit der Datenschutzbehörde, die für das weiterleitende Unternehmen zuständig ist, zusammenarbeiten und (ii) deren Entscheidungen unter Einhaltung geltender Gesetze und ordnungsgemäßer Verfahren akzeptieren.
Rechte und Pflichten bezüglich innerhalb der EU/EEA erfasster und anderswo verarbeitete Bewerberdaten
Neben den in GEs Datenschutzstandards für persönliche Bewerberdaten ("Standards") festgelegten bzw. anderweitig vorhandenen Rechten und Pflichten, gelten die folgenden Prinzipien, die durch die Richtlinie 95/46/EC ("Europäischen Datenschutzrichtlinie") aufgestellt wurden, für Bewerberdaten, die von GE Unternehmen in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum erfasst und anderswo verarbeitet wurden. In Bereichen, in denen dieser Anhang gilt, gelten die Durchsetzungsrechte und -mechanismen, die in den Standards erwähnt werden, auch für die Bestimmungen dieses Anhangs. Die folgenden Punkte sollen Angestellten keine weiteren Rechte gewähren oder weitere Pflichten auferlegen, die über diejenigen hinausgehen, die bereits in der europäischen Datenschutzrichtlinie erwähnt werden: